Fatturare gli abbonamenti e rinnovare un piano di fatturazione
Obiettivo. Trasformare un impegno ricorrente in un piano di fatturazione affidabile, preparare ogni fattura prevista e rinnovare il piano senza creare righe di budget o fatture duplicate.
I tuoi dati prima di iniziare
Scegli un cliente, una pratica aperta e un anno che non contiene ancora il piano di abbonamento da studiare. Annota i codici reali e tienili a portata di mano durante tutto l’esercizio. Verifica codice vendita, codice IVA di un carattere, modello e condizioni di pagamento. Se l’anno dell’esempio è già usato, scegli il primo anno libero e sposta tutte le date nello stesso modo.
Cosa imparerai
- Creare piani mensili, trimestrali, annuali o personalizzati.
- Comprendere il passaggio dal budget di fatturazione alla bozza e quindi alla fattura emessa.
- Rinnovare i budget ricorrenti controllando date, importi e duplicati.
Percorso consigliato
- Confermare cliente, pratica, società emittente, periodo contrattuale, importo totale e frequenza di fatturazione.
- Creare il piano con codici vendita, descrizioni, date, importi e trattamento IVA stabili.
- Verificare numero delle scadenze, prima e ultima data e valore totale prima di preparare le fatture.
- Dopo un’emissione autorizzata, confermare che le rate fatturate non siano più proposte e annotare come verrà rinnovato il periodo successivo.
Prima di continuare
- Il numero delle scadenze moltiplicato per il relativo importo coincide con il totale contrattuale.
- Il rinnovo non si sovrappone a un piano esistente o a una fattura già emessa.
- Le condizioni di pagamento e fatturazione del cliente vengono verificate prima della prima fattura.
Prerequisiti e oggetti da riconciliare
Il calcolo su carta non richiede dati preparati. In Tempolia usa una pratica di formazione predisposta dall’amministratore oppure un piano esistente in sola lettura. Annota cliente, pratica, periodo, importo, frequenza, codice vendita, codice IVA di un carattere e condizioni. Non sostituire le condizioni di un contratto reale con i valori dell’esempio.
Distingui budget, bozza e fattura emessa. Il laboratorio si ferma alla bozza e non emette documenti.
Quattro scadenze senza duplicati
Inizia su carta con un contratto fittizio di 1.200 € imponibili, diviso in quattro rate trimestrali da 300 €. Tempolia memorizza il mese al primo giorno; la data esatta della fattura viene scelta durante la preparazione.
L’esempio usa gennaio, aprile, luglio e ottobre 2027 e una prima bozza datata 15 gennaio. Inserisci questi valori soltanto in una pratica di formazione dedicata. Su un piano esistente conserva importi, frequenza e date contrattuali reali.
- 10 min: verificare contratto, pratica e riferimenti.
- 20 min: costruire quattro rate e riconciliare il totale.
- 15 min: provare rinnovo e duplicati.
- 20 min: preparare la prima rata e controllare la bozza.
- 10 min: riconciliare piano, bozza e controllo annuo.
Quattro mesi distanziati di tre mesi totalizzano 1.200 €. Alla prima data è dovuta una sola rata da 300 €; il rinnovo riporta i quattro mesi una sola volta.
1Tradurre il contratto in rate controllate
Percorso: Clienti / Pratiche > Pratiche, poi Budget > Budget per pratica e Budget di fatturazione.
Apri la pratica scelta e verifica cliente, società, periodo e totale annuo. Se prestazioni o IVA differiscono, separa le righe.
Su carta scrivi quattro righe da 300 € in gennaio, aprile, luglio e ottobre, totale 1.200 €. In Tempolia confronta questa logica con la pratica di formazione o con il piano esistente senza modificare dati reali.
Pratica, contratto e prospetto riportano le stesse quattro rate e lo stesso totale.
2Ripetere e rinnovare senza duplicare
Percorso: Budget > Budget di fatturazione e Rinnovo budget.
In una pratica di formazione dedicata, la creazione ripetitiva può usare 300 €, un primo mese, intervallo di tre mesi e quattro occorrenze. Altrimenti apri il modulo senza inviarlo, individua i campi e controlla il piano esistente con i suoi valori. Prima del rinnovo leggi sempre le righe già presenti.
Per il rinnovo usa l’anno creato come origine e il successivo come destinazione. Leggi le righe esistenti prima di scegliere Aggiungi o Sostituisci.
Il rinnovo propone quattro mesi spostati di un anno senza duplicare una riga esistente.
3Preparare soltanto la rata del 15 gennaio
Percorso: Fatturazione > Preparazione fatture, poi Fatture da convalidare.
Scegli società, pratica e una data nel mese della prima rata. Nell’esempio, il budget è al 1° gennaio e la bozza al 15 gennaio; le altre rate restano future.
Nella pratica di formazione, la prima bozza contiene 300 € imponibili. Su un piano esistente controlla l’importo realmente in scadenza. In entrambi i casi verifica cliente, pratica, descrizione, IVA, totale, scadenza e budget sorgente senza emettere.
Soltanto la prima rata dovuta alimenta la bozza; le successive restano disponibili.
4Controllare presentazione e fonti cliente
Percorso: Fatturazione > Modelli, Clienti > Clienti, poi giornale ed esportazione contabile.
Il modello governa la presentazione; la scheda cliente fornisce dati fiscali, indirizzo e condizioni. Correggi gli errori ricorrenti alla fonte.
Dopo un’emissione autorizzata, ritrova il documento nel giornale e verifica che il budget non sia più proposto. L’esportazione contabile viene dopo.
Sai distinguere ciò che appartiene a modello, cliente, bozza, giornale ed esportazione.
Controllare un ciclo completo
Calcola prima 4 × 300 € = 1.200 € su carta. In Tempolia continua su una pratica di formazione oppure controlla in sola lettura un piano esistente con importi e date propri.
- 1. Annota totale contrattuale, numero di rate, frequenza e mesi.
- 2. Controlla cliente, pratica, società, codice vendita, codice IVA e indicatore di ripresa.
- 3. Apri il rinnovo e controlla le righe già presenti nel periodo destinazione; esci senza inviare in sola lettura.
- 4. Prepara soltanto la rata scaduta nella pratica di formazione, oppure collega una bozza esistente al budget sorgente.
Il totale del piano coincide con il contratto, la bozza usa l’importo realmente dovuto e le rate future restano separate.
Errori da evitare
- Inserire l’importo annuale in ogni occorrenza.
- Leggere il primo del mese come giorno contrattuale.
- Rinnovare senza controllare righe target e fatture emesse.
- Preparare tutte le rate future per un filtro troppo ampio.
- Correggere IVA o termini ricorrenti solo nella bozza.
- Chiamare fattura emessa un budget o una bozza.
Prima di uscire, confronta importo contrattuale, numero di rate, frequenza e bozze già preparate. Correggi ogni differenza nel piano prima dell’emissione.
Visione d’insieme
L’abbonamento non è una fattura copiata: è un impegno tradotto in rate previsionali e poi consumato da una preparazione controllata. La catena contratto → budget → bozza → documento emesso deve essere riconciliabile in entrambi i sensi.
Prima del rinnovo rileggi contratto, importi e righe già presenti nel nuovo periodo. Eviterai di riportare un vecchio errore o creare un duplicato.
- Controlla insieme totale annuale, numero rate, bozze ed emissioni.
- Separa mese previsionale e data esatta del documento.
- Tratta i duplicati come controllo aziendale.
- Fermati prima dell’emissione se fonti, imposta o riconciliazione sono incerte.
Sai spiegare ogni importo dal contratto alla bozza, rilevare una rata mancante o duplicata e distinguere la data budget al primo dal giorno fattura al quindici.
Controllo mensile da riutilizzare
Alla fine di ogni periodo confronta il numero di rate previste fino alla data, il numero di bozze ancora da validare e il numero di documenti realmente emessi. Apri le differenze una per una: una rata futura non è un ritardo, una bozza bloccata non è una fattura e un documento emesso senza budget può essere legittimo ma deve essere spiegato. Conserva il totale contrattuale come riferimento indipendente e verifica che il residuo previsto sia uguale al contratto meno quanto già emesso. Questo semplice prospetto evita di affidarsi alla sola impressione visiva dell’agenda e permette di individuare una data, un importo o uno stato incoerente prima della chiusura.
Un ultimo controllo sulle date
Prima di terminare, controlla la differenza tra il 1° gennaio memorizzato nel budget e il 15 gennaio scelto per la bozza. Se manca una rata, torna nell’ordine al contratto, alla tabella dei budget, allo stato della riga e ai documenti già emessi; il solo calendario non basta.