Importar códigos de venta y estabilizar los datos de referencia de facturación

Objetivo. Construir un catálogo controlado de códigos de venta para que presupuestos, facturas, exportaciones contables e informes utilicen de forma coherente descripciones, reglas de IVA, cuentas, tipos y precios aprobados.

PerfilAdministradorNivelIntermedioTipoConfiguraciónDuración estimada55 minDatos utilizadosCódigos de venta, IVA, cuentas, conceptos, precios, importaciones y modelos

Antes de empezar: asegure la importación

Compruebe que puede consultar e importar códigos de venta en su suscripción. Con contabilidad elija un código de IVA existente de un carácter, apruebe las cuentas y decida la regla para códigos ya existentes. Trabaje sobre copias de los ficheros y valide solo después de revisar la vista previa; sin permiso de importación complete el análisis y deténgase antes de confirmar.

Continúe cuando código IVA, cuentas, separador, codificación y política de duplicados estén definidos.

Ficheros de la práctica

Descargue el fichero que debe corregir y conserve la versión corregida para el control final. El fichero corregido debe producir tres códigos: CONSE — título Conseil (consultoría), código IVA 2, tipo T (tiempo), cuenta 706100, 125,00 EUR; SOCIA — título Production sociale (producción social), código IVA 2, tipo T (tiempo), cuenta 706200, 25,00 EUR; FRAIS — título Frais refacturables (gastos refacturables), código IVA 2, tipo F (gasto), cuenta 708500, 0,00 EUR. La primera versión contiene deliberadamente un segundo CONSE, el código IVA Z, inexistente en el catálogo y tipo X en vez de los códigos CSV permitidos de un carácter T o F. La versión incorrecta debe rechazarse. Después de corregirla, use los tres códigos en un borrador de factura y compruebe las cuentas obtenidas.

Columna CSV	Campo Tempolia	Control
code_vente	Código de venta	Único y no vacío
titre	Título	Concepto previsto
code_tva	Código IVA	Un carácter; el código 2 existe y Z debe rechazarse
type	Tipo tiempo/gasto	Un carácter: T para tiempo o F para gasto
compte	Cuenta	Cuenta aprobada
montant_ht	Base	Número decimal

Requisitos

El código IVA 2 y las cuentas 706100, 706200 y 708500 han sido aprobados por contabilidad; la formación no inventa la especificación.
Se conocen separador, codificación UTF-8, convención decimal y cabecera única del CSV.
Los códigos objetivo no existen o se ha acordado una regla explícita de actualización. Conserve el inventario inicial.
Use su propia suscripción y confirme que está autorizado a modificar el catálogo. No importe el fichero defectuoso en producción ni elimine códigos usados por datos históricos.

Plan de 55 minutos

8 min: revisar catálogo y restricciones de columnas.
12 min: cargar el CSV y construir correspondencias.
12 min: detectar y explicar las tres anomalías.
10 min: corregir la fuente y realizar la importación controlada.
8 min: comprobar CONSE en un borrador y en el export contable.
5 min: anotar el resultado y la regla de mantenimiento.

Comprobaciones finales

La correspondencia alimenta Código de venta, Código IVA, tipo tiempo/gasto, Título, Cuenta e Importe neto; el origen usa los valores de un carácter T o F.
El primer fichero no se acepta mientras permanezcan CONSE duplicado, código IVA Z o tipo X.
Tras corregir, CONSE, SOCIA y FRAIS aparecen una sola vez con sus valores exactos.
Un borrador CONSE de 125,00 EUR netos usa el código IVA 2 y la cuenta 706100 en el control contable.

Entender por qué el código es un dato compartido

Un código de venta es más que un concepto cómodo. Conecta la prestación con la regla de IVA, la cuenta de ingresos, el texto predeterminado, un eventual precio unitario, los ejes de análisis y el modelo de factura. Tareas y gastos pueden apuntarlo, los presupuestos lo anticipan, las facturas preparadas lo consumen y el export lo traduce. Un código ambiguo propaga ambigüedad por toda la cadena.

Un dato estable sigue tres principios: el código es una clave duradera, no una descripción temporal; su significado es suficientemente preciso para que se elija de modo consistente; las modificaciones están gobernadas. Una errata puede corregirse, mientras que un cambio fiscal o contable exige distinguir futuro e histórico. Un código ya referenciado suele marcarse como no utilizable para nuevos registros, no eliminarse.

La importación acelera la entrada, pero el CSV debe seguir controlándose. La correspondencia indica qué columna llena cada campo, la validación bloquea valores no permitidos y el borrador permite comprobar el resultado. Son necesarios los tres pasos.

Capacidades adquiridas

Inventariar códigos de venta, tareas y gastos antes de crear o actualizar datos.
Preparar un fichero con claves únicas, codificación controlada y valores obligatorios explícitos.
Asignar campos sin confundir concepto de origen, código Tempolia, cuenta e identificador IVA.
Detener la importación ante duplicados, referencias desconocidas o un código de tipo distinto de T o F.
Relacionar el código importado con tareas, cantidades, gastos, IVA y modelos.
Probar el resultado en presupuesto, borrador y vista contable sin emitir documentos.
Preservar el significado histórico marcando códigos obsoletos como no utilizables.

1. Inventariar catálogos de origen y destino

Ruta: Configuración > Códigos de venta, después códigos IVA, tareas facturables y códigos de gasto.

Busque CONSE, SOCIA y FRAIS, incluyendo diferencias de mayúsculas y espacios finales. Anote código, título, IVA, cuenta, tipo, precio y estado. Si existe un equivalente, decida si el CSV debe actualizarlo, reutilizarlo o rechazarse. Un texto parecido no basta: compare código, cuenta, IVA, tipo y uso.

Compare el código IVA 2 y las tres cuentas con la especificación aprobada. El código IVA no es solo el porcentaje visible: puede gobernar contabilidad y declaraciones. Distinga el código de origen T (tiempo) de F (gasto), y ambos de una tarea no facturable. La tarea describe trabajo, el código de venta lo vendido y el código de gasto un coste. Sus vínculos deben ser intencionados.

Catálogo Tempolia para controlar claves y datos contables existentes — Establezca la situación inicial y busque equivalentes antes de cargar.

Catálogo de IVA actual con los códigos 1, 2, 4, D y M, incluido el código 2 al 20 por ciento — El código válido de un carácter 2 está visible al 20 por ciento. El código erróneo Z no aparece en el catálogo y debe quedar fuera de la importación aceptada.

2. Cargar el fichero defectuoso y construir la correspondencia

Ruta: Herramientas > Importación.

Conserve el original y trabaje sobre una copia. Confirme UTF-8, separador, cabecera y formato decimal. Asocie deliberadamente cada columna a Código de venta, Título, IVA, tipo tiempo/gasto, Cuenta e Importe neto. En la columna de origen type, escriba el código de un carácter T para tiempo o F para gasto. Las etiquetas visibles pueden traducirse, pero los códigos CSV no. No asocie dos columnas al mismo destino ni utilice un texto libre para rellenar una clave.

En la vista previa identifique CONSE duplicado aunque cambien mayúsculas o espacios. Contraste el código IVA Z con el catálogo real y rechace X porque no es ni T ni F. Registre número de línea, valor, regla vulnerada y corrección. El objetivo no es conseguir que el botón funcione, sino impedir la entrada silenciosa de datos erróneos.

Importación de códigos de venta con vista preparada sin importar que asigna cada encabezado CSV a su campo Tempolia — Asigne cada encabezado CSV al campo Tempolia correspondiente y revise después las líneas CONSE, SOCIA y FRAIS antes de confirmar.

Tareas facturables relacionadas intencionalmente con códigos de venta — Tarea y código de venta tienen significados distintos aunque sus nombres se parezcan.

3. Corregir, importar una vez y verificar cada valor

Elimine el duplicado, sustituya el código IVA Z por el código IVA 2 solo si la regla lo respalda y reemplace X por el código de origen de un carácter T o F, según corresponda. Vuelva a cargar la copia con la misma correspondencia. Antes de confirmar reconcilie el recuento: tres líneas fuente deben producir tres códigos únicos, sin actualización oculta ni rechazo.

Después filtre cada código. CONSE debe contener el título Conseil (consultoría), el tipo T (tiempo), código IVA 2, 706100 y 125,00 EUR; SOCIA el título Production sociale (producción social), el tipo T (tiempo), código IVA 2, 706200 y 25,00 EUR; FRAIS el título Frais refacturables (gastos refacturables), el tipo F (gasto), código IVA 2, 708500 y 0,00 EUR. Precio cero en FRAIS no significa gratuidad: el importe real procede del gasto o del contexto de facturación.

Tabla de precios por tarea sin datos para los filtros actuales — Filtre por asunto y tarea para comprobar si se aplica un precio unitario específico.

Catálogo actual de códigos de gasto con DEPMT, DIVER, HOTEL, JUR y KM7 — Compruebe los códigos de gasto existentes antes de decidir cómo utilizar FRAIS.

4. Comprobar los códigos sin emitir la factura

Vincule CONSE a una tarea adecuada o úselo directamente en la preparación según la configuración local. Cree una línea de 125,00 EUR netos para el cliente elegido en el ejercicio. Compruebe título, código IVA 2, 25,00 EUR de IVA si el tipo es 20%, total 150,00 EUR y presentación. Deténgase en Facturas por validar.

Abra la vista de export y compruebe 706100. Revise también presupuesto e informe para confirmar que el código sigue siendo seleccionable y analizable. Si aparece una cuenta errónea, corrija el código de venta y vuelva a crear el borrador; no edite el fichero exportado para ocultar el defecto.

Preparación de factura con fecha, sociedades seleccionadas y rutas disponibles — Elija cliente y ruta de creación y prepare la línea CONSE de 125,00 EUR netos sin emitir la factura.

Lista de facturas pendientes con referencias, clientes, códigos de venta e importes netos — Filtre por su borrador y compruebe CONSE, 125,00 EUR netos y código IVA 2 antes de detenerse sin emitir.

Formulario de export contable de ventas con sociedad, diario, fechas y cuentas — Configure sociedad, periodo y diario y compare después la cuenta 706100 con el fichero generado desde el borrador.

Práctica: rechazar, corregir, importar y comprobar

1. Inventariar el destino y asignar el CSV defectuoso sin escribir datos.
2. Listar CONSE duplicado, código IVA Z y X, corregir la copia e importar exactamente tres líneas.
3. Comparar todos los campos y preparar borrador CONSE de 125,00 EUR y vista contable.

Al terminar, compruebe estos puntos

Existen tres códigos únicos y no se crea ninguna línea con el código IVA Z o X.
CONSE produce 125,00 EUR netos con el título y el código IVA 2 esperados.
El control encuentra 706100 para CONSE, 706200 para SOCIA y 708500 para FRAIS.

Diagnóstico

Caracteres acentuados rotos indican codificación incorrecta: recargue correctamente.
Campos vacíos indican separador, cabecera o correspondencia defectuosos.
Dos CONSE exigen revisar espacios, mayúsculas y clave en origen y destino.
Una cuenta errónea se corrige en el código de venta y se comprueba con un nuevo borrador.

Informe de líneas de factura con referencias, códigos de venta y totales — Filtre el informe por el periodo del borrador y compruebe el código de venta en la línea de factura correspondiente.

Errores que debe evitar

Crear un código para cada variación aislada de texto.
Cambiar IVA o cuenta de un código usado sin analizar efectos históricos y futuros.
Usar el flujo específico de Silae para un CSV genérico de códigos de venta.
Confundir tarea, naturaleza de gasto y código de venta.
Eliminar una referencia histórica en vez de marcarla como no utilizable.

Para terminar

Conserve juntos el fichero original, registro de anomalías, copia corregida, catálogo antes/después y control del borrador. Úselos para rastrear las tres líneas importadas, los tres valores rechazados y el recorrido de CONSE hasta el código IVA 2 y la cuenta 706100.

Tomar perspectiva

Un código estable hace comparables los presupuestos, comprensibles las facturas y predecibles los exportes. Automatice formato, unicidad y valores permitidos cuando sea posible; deje a facturación y contabilidad la elección de descripción, IVA, cuentas y tratamiento de los códigos existentes. La comprobación final consiste en usar los códigos importados en un borrador y revisar la imputación obtenida.

Transferencia operativa

Antes del uso habitual, haga revisar los códigos por facturación y contabilidad. Defina quién puede crear, modificar o marcar NPU un código y cuándo debe rehacerse un borrador después de una modificación. Revise periódicamente duplicados, códigos sin cuenta, IVA desconocido y referencias sin uso para evitar facturas y asientos incoherentes.