Comment fonctionne la numérotation des factures ?

La numérotation des factures peut être gérée de deux façons :

• Numérotation automatique (recommandée, et activée par défaut), qui évite les renumérotations et garantit une séquence cohérente et sans erreur.
  Les factures à valider restent sans numéro et portent un filigrane « projet ». Le numéro définitif est attribué automatiquement lors du transfert dans le journal des ventes.
  Pour activer ce mode : allez dans « Configuration > Options générales », onglet « Facturation » et cochez l'option "Numéroter les factures à la mise à jour du journal des ventes". Déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour appliquer la modification.

• Numérotation manuelle : chaque facture à valider reçoit un numéro provisoire. En cas de suppression ou de modification, il est nécessaire de renuméroter. Un bouton "Renuméroter" est disponible sur la page des factures à valider : il met à jour les factures sélectionnées ainsi que toutes celles qui suivent.
  La page des factures à valider présente une colonne "Doublon" qui permet d'identifier les factures dont le numéro est déjà utilisé. Si une facture à valider a "Doublon" coché, vous devez la renuméroter avec le bouton "Renuméroter".
  Pour éviter les problèmes de numérotation, une vérification est faite lors de la validation des factures pour identifier des doublons ou des trous de facturation.

Dans les deux modes, il est possible d'avoir une numérotation proposée qui respecte un format personnalisé, de type yymm0000 par exemple pour l'année et le mois sur 2 caractères puis un numéro qui se réinitialise tous les ans ou tous les mois, ou yynnnnnn par exemple pour une année sur 2 caractères puis un numéro qui ne se réinitialise jamais. Vous pouvez contacter le support à ce sujet pour cette mise en place.

Les numéros des factures validées sont définitifs, ils ne peuvent plus être modifiés. En cas d'erreur de facturation, vous pouvez émettre un avoir et refaire une nouvelle facture.

Les factures doivent respecter une chronologie, vous ne pouvez pas valider une facture dont la date est antérieure à celle d'une facture déjà validée et émise par la même société. En revanche, vous pouvez préparer des factures à n'importe quelle date, il faudra simplement corriger les dates de factures avant validation.