Facturer un projet à l'avancement
Objectif. Facturer chaque phase d’un projet selon son avancement cumulé, en déduisant automatiquement ce qui a déjà été facturé.
Comprendre le calcul
La saisie porte sur l’avancement cumulé de chaque phase, pas sur le seul pourcentage du mois. Tempolia calcule le montant accompli, retranche les factures d’avancement déjà émises et propose le différentiel à facturer.
- Budget de la phase : 20 000 €.
- Avancement cumulé précédent : 30 %, soit 6 000 € déjà facturés.
- Nouvel avancement cumulé : 45 %, soit 9 000 € accomplis.
- Montant de la nouvelle facture : 9 000 € - 6 000 € = 3 000 € HT.
Si le nouvel avancement est inférieur au précédent, le différentiel peut devenir négatif et conduire à un avoir partiel. Ce cas doit être relu avec attention.
Ce que vous saurez faire
- Structurer un budget par phases.
- Ouvrir le formulaire d’avancement depuis la préparation.
- Comprendre budget global, déjà facturé, accompli et à facturer.
- Contrôler une facture et son annexe.
- Traiter un recul d’avancement sans masquer le différentiel.
1Construire le budget de référence
Chemin : Budgets > Budget par affaire, puis Budgets > Budgets de facturation.
Créez une ligne ou un groupe de lignes par phase avec un code vente et un libellé stables. Le total des phases doit correspondre à la base contractuelle retenue.
La lecture du budget d’une affaire rapproche trois natures complémentaires : le temps prévu, les frais prévus et les factures budgétées. La facturation à l’avancement part des lignes de l’onglet ou de la vue Factures ; les temps et frais servent à piloter la charge et la rentabilité, mais ne remplacent pas ce budget de facturation.
Les libellés issus d’un devis puis transformés en budget peuvent être conservés et réutilisés dans la facturation.
2Ouvrir le formulaire spécialisé
Chemin : Facturation > Préparation de factures, action « Facture à l’avancement ».
Sélectionnez le client et l’affaire. Tempolia recherche les lignes de budget et les factures d’avancement antérieures du même dossier.
Si aucune ligne n’apparaît, revenez au budget : le problème ne se corrige pas en créant une facture manuelle qui perdrait le calcul cumulé.
3Saisir l’avancement cumulé
Pour chaque phase, saisissez le pourcentage ou le montant cumulé réellement accompli. Contrôlez immédiatement la colonne « À facturer » : elle doit représenter le différentiel de la période.
Relisez les factures antérieures affichées. Un mauvais client, une mauvaise affaire ou un budget restructuré après facturation peut rendre la comparaison trompeuse.
Documentez la source du pourcentage : validation du chef de projet, situation de travaux, jalon accepté ou autre preuve métier.
4Contrôler la facture et son modèle
Chemin : Facturation > Factures à valider et Facturation > Modèles de facture.
Vérifiez les montants de phase, le total, la TVA, les factures antérieures et les informations d’avancement présentées dans le PDF ou son annexe.
Le projet peut être corrigé tant qu’il reste dans Factures à valider. En numérotation automatique, le numéro définitif est attribué lors du transfert au journal des ventes. En numérotation manuelle, utilisez la fonction de renumérotation avant émission et contrôlez les alertes de doublon ou de rupture ; une renumérotation peut concerner les projets suivants.
Ne validez pas un différentiel négatif par habitude : confirmez qu’il correspond bien à un recul d’avancement ou à une correction justifiée.
5Émettre et suivre le cumul
Chemin : Facturation > Factures et Outils > Rapports / Editions.
Après émission, la facture rejoint le journal des ventes et devient une antériorité du prochain calcul. Elle alimente également les réalisations de l’affaire. Contrôlez le cumul facturé par phase, le reste du budget et la cohérence entre la pièce émise et les rapports.
6Codifier les phases avant de saisir les montants
Pour un projet découpé en APS, APD, PRO, ACT, VISA ou toute autre série de phases, utilisez une codification stable dans les référentiels et dans l’affaire :
- Codes ventes : une ligne commerciale par phase, par exemple 01-APS, 02-APD, 03-PRO. Chaque code porte libellé, compte et TVA.
- Codes tâches : reprenez une logique de phase compatible lorsque vous voulez comparer temps prévu, temps réalisé et facturation par phase.
- Codes frais : ne les dupliquez par phase que si cette finesse est utile au suivi ; sinon conservez des frais transverses et rattachez-les clairement au dossier.
- Libellés par affaire : adaptez la désignation contractuelle d’une phase sans créer un nouveau code vente pour chaque client.
L’objectif est de pouvoir obtenir un sous-total cohérent par phase dans le budget, la facture et les rapports. Une codification trop générique produit un montant global impossible à expliquer ; une codification trop fine rend la saisie et le contrôle inutilement lourds.
- 01-APS — Avant-projet sommaire — 20 % du marché.
- 02-APD — Avant-projet définitif — 30 %.
- 03-PRO — Études de projet — 25 %.
- 04-ACT — Assistance aux contrats de travaux — 25 %.
La somme des répartitions doit être égale à 100 % et la somme des montants au CA global de référence.
Construire le budget en pourcentage du CA global
Dans les outils du budget de facturation, la création « en % du CA global » permet de partir d’un montant contractuel HT et de le répartir entre les lignes de phases.
- Renseignez le budget de facturation global HT du projet.
- Ajoutez les codes ventes correspondant aux phases.
- Saisissez pour chaque ligne le pourcentage ou le montant attendu.
- Contrôlez que la somme des lignes correspond exactement au CA global ; Tempolia signale un écart de total.
- Rattachez la création au bon client et à la bonne affaire.
- Relisez le résultat dans Budgets de facturation par mois et dans Budget par affaire.
Si le projet vient d’un devis, transformez le devis en budget afin de conserver les lignes et libellés spécifiques déjà validés. Cette continuité évite de ressaisir les phases et réduit les écarts entre engagement commercial et facturation.
Le mois des lignes budgétaires sert au prévisionnel de CA. Pour une facturation à l’avancement, le calcul regroupe les lignes du budget par code vente et compare ce budget aux factures d’avancement préparées ou émises sur le même couple client/affaire.
Construire le budget de temps et le planning prévisionnel
Le budget d’une affaire met en regard l’enveloppe commerciale et la charge nécessaire pour la produire. Dans l’onglet Temps, l’outil « Budget à partir du CA global », lorsqu’il est disponible dans la configuration, convertit le CA en temps à partir du taux du collaborateur. Vous pouvez ensuite répartir cette charge par phase et par période.
- Pour chaque phase, définissez le collaborateur ou le profil attendu et son taux de référence.
- Calculez un temps cohérent avec l’enveloppe de la phase : montant de phase ÷ taux de vente.
- Répartissez les heures sur les mois ou jalons réellement prévus.
- Contrôlez le plan de charge dans les budgets de temps et l’agenda prévisionnel.
- Comparez ensuite temps budgété et temps réalisé sans modifier le pourcentage de facturation : avancement opérationnel et avancement facturé restent deux indicateurs distincts.
Selon les options activées dans la base, des outils de création ou de répartition répétitive assistent cette saisie. Le résultat doit toujours être relu : un taux manquant ou un mauvais collaborateur peut produire un volume d’heures incohérent même si le total de CA est correct.
Les rapports « Planning mensuel des budgets de facturation » par affaire, code vente ou combinaison des deux permettent de visualiser le CA prévisionnel issu des budgets et de repérer les mois trop chargés ou les phases non planifiées.
Lire toutes les colonnes du tableau d’avancement
Après sélection du client et de l’affaire, Tempolia affiche les lignes de budget regroupées par code vente et les factures d’avancement antérieures. Les colonnes ont un rôle précis :
- Référence / Code vente : identifie la phase.
- Prestation : reprend le libellé de budget ou, à défaut, le libellé du code vente.
- Budget global — % et HT : poids de la phase dans le budget et montant de référence.
- Déjà facturé HT : cumul des factures d’avancement déjà préparées ou émises pour cette phase.
- Accompli — % ou HT : cumul d’avancement que vous saisissez ; la modification d’un pourcentage recalcule le montant, et inversement.
- À facturer HT : montant accompli moins déjà facturé ; cette zone est calculée.
Les factures antérieures du couple client/affaire sont également listées sous le tableau. Ouvrez-les si le cumul ne correspond pas à votre suivi externe. Une facture encore à valider compte déjà dans le contrôle du déjà facturé afin d’éviter qu’une seconde préparation ne double le montant.
Pour un budget total de 100 000 €, une phase de 20 000 € à 50 % représente 10 000 € accomplis. Si 6 000 € ont déjà été facturés, la nouvelle ligne vaut 4 000 €. Répétez le calcul pour chaque phase puis additionnez les différentiels : ce total doit être celui du projet de facture hors autres lignes éventuelles.
Configurer le PDF et l’annexe d’avancement
Le modèle de facture dispose de réglages spécifiques aux factures à l’avancement. Les colonnes disponibles comprennent notamment Référence, Prestation, Prix de la prestation, Déjà facturé, Avancement, Taux de TVA et À facturer.
- Définissez la largeur des colonnes en millimètres pour que les libellés et montants restent lisibles.
- Définissez leur alignement : libellés à gauche, pourcentages ou montants généralement à droite.
- Dans Options générales, des réglages peuvent masquer la répartition du prix de prestation en pourcentage, le montant d’avancement en euros ou le pourcentage d’avancement.
- Générez un PDF de test après toute modification du modèle : une configuration correcte dans le formulaire peut rester illisible sur une page étroite.
La facture ou son annexe doit rappeler le budget global, le déjà facturé, le cumul accompli et le nouveau différentiel. Elle permet au client de relire la situation, et au prochain cycle de retrouver la continuité de la facturation.
Gérer les cas limites sans casser le cumul
Recul d’avancement
Si le nouvel accompli est inférieur au cumul précédent, « À facturer » devient négatif. Le projet correspond alors à un avoir partiel et doit être contrôlé comme tel ; ne forcez pas la valeur à zéro pour masquer la correction.
Budget modifié après une première facture
Une augmentation ou redistribution du budget change la base des pourcentages. Documentez la nouvelle référence contractuelle, contrôlez les factures antérieures et vérifiez phase par phase le nouvel accompli. Ne changez pas silencieusement les codes ventes déjà utilisés.
Phase ajoutée
Ajoutez-la d’abord au budget avec son code vente et son libellé, puis revenez au formulaire d’avancement. Une ligne ajoutée directement au projet ne ferait pas partie du calcul cumulé de la phase.
Facture préparée mais non émise
Elle reste dans Factures à valider et entre dans le suivi du déjà préparé. Décidez de la corriger, la supprimer par le flux prévu ou l’émettre avant de relancer une nouvelle situation.
Correction après émission
La facture émise est une pièce du journal des ventes. Avec NF525 activé, elle est scellée et verrouillée ; une correction fiscale passe par un flux traçable, généralement une facture négative/avoir, et non par la modification silencieuse de l’historique.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Le budget de phases correspond au contrat.
- Le pourcentage saisi est cumulé et documenté.
- Les factures antérieures appartiennent au même dossier.
- Le différentiel proposé est cohérent.
- Le PDF présente clairement l’avancement et le déjà facturé.
Mise en pratique
Sur une phase de 10 000 €, simulez un premier avancement à 20 %, puis un second à 35 %. Vérifiez des projets successifs de 2 000 € puis 1 500 €. Simulez ensuite 30 % et constatez le différentiel négatif sans valider la pièce.
Erreurs à éviter
- Saisir le pourcentage du mois au lieu du cumul.
- Recréer manuellement une phase absente du budget.
- Ignorer les factures antérieures.
- Valider un montant négatif sans comprendre sa cause.
- Modifier le budget de référence sans mesurer l’impact sur les cumuls.
Le saviez-vous ?
Le contrôle le plus rapide consiste à vérifier l’équation : budget × avancement cumulé - facturé antérieur = montant proposé.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais structurer un budget par phases.
- Je sais calculer et contrôler un différentiel d’avancement.
- Je sais relier chaque nouvelle facture au cumul antérieur.