Facturer un projet à l'avancement
Objectif. Facturer chaque phase d’un projet selon son avancement cumulé, en déduisant automatiquement ce qui a déjà été facturé.
Vos données avant de commencer
Choisissez dans votre abonnement un client et une affaire qui possèdent une phase de facturation à l’avancement. Relevez le montant contractuel de la phase, son code vente, son code TVA sur un caractère, le modèle, les situations antérieures et la validation datée du pourcentage. Si aucune phase n’existe, faites le calcul guidé sur papier puis demandez à l’administrateur de préparer ce prérequis avant de poursuivre dans Tempolia.
Comprendre le calcul
La saisie porte sur l’avancement cumulé de chaque phase, pas sur le seul pourcentage du mois. Tempolia calcule le montant accompli, retranche les factures d’avancement déjà émises et propose le différentiel à facturer.
- Budget de la phase : 20 000 €.
- Avancement cumulé précédent : 30 %, soit 6 000 € déjà facturés.
- Nouvel avancement cumulé : 45 %, soit 9 000 € accomplis.
- Montant de la nouvelle facture : 9 000 € - 6 000 € = 3 000 € HT.
Si le nouvel avancement est inférieur au précédent, le différentiel peut devenir négatif et conduire à un avoir partiel. Ce cas doit être relu avec attention.
Ce que vous saurez faire
- Structurer un budget par phases.
- Ouvrir le formulaire d’avancement depuis la préparation.
- Comprendre budget global, déjà facturé, accompli et à facturer.
- Contrôler une facture et son annexe.
- Traiter un recul d’avancement sans masquer le différentiel.
Le parcours : calculer et suivre un cumul
Pour comprendre le mécanisme, prenons une phase de 10 000 € HT. Un premier avancement cumulé à 20 % donne 2 000 €. Un second cumul à 35 % donne 3 500 € accomplis ; après déduction des 2 000 € antérieurs, il reste 1 500 € à facturer. Si l’estimation revient à 30 %, le différentiel devient 3 000 € − 3 500 € = −500 €.
Posez les trois calculs sur papier. Ne saisissez 20 %, 35 % et 30 % que dans un exemple non enregistré ou dans une affaire de formation préparée par votre administrateur. Sur une vraie phase, utilisez uniquement le cumul réellement approuvé, son budget et le montant déjà facturé.
- Vérifiez que la phase existe dans le budget et correspond au contrat.
- Identifiez les factures d’avancement antérieures du même client et de la même affaire.
- Chaque pourcentage doit provenir d’une validation datée du responsable du projet.
- N’émettez aucun projet pendant l’exercice, en particulier si le différentiel est négatif.
- 10 min : poser l’équation et retrouver la source de l’avancement.
- 15 min : construire puis relire le budget de phase.
- 25 min : simuler 20 %, 35 % et 30 % dans le tableau spécialisé.
- 20 min : contrôler les projets et l’annexe sans émettre.
- 10 min : décider du traitement d’un recul ou d’un changement de budget.
Pour chaque situation, votre calcul préalable et les colonnes Tempolia concordent. Un recul produit un différentiel négatif à analyser, jamais une valeur ramenée silencieusement à zéro.
1Construire le budget de référence
Chemin : Budgets > Budget par affaire, puis Budgets > Budgets de facturation.
Créez ou retrouvez une ligne par phase avec un code vente et un libellé stables. La somme des phases doit correspondre à la base contractuelle de facturation. Les budgets de temps et de frais servent au pilotage de la charge ; ils ne remplacent pas le budget de facturation utilisé pour l’avancement.
Si la table des phases n’apparaît pas après le choix du client et de l’affaire, contrôlez les droits et le budget. Ne contournez pas ce prérequis par une facture manuelle qui ferait perdre le calcul cumulé.
La phase choisie est visible avec son budget contractuel, son code vente et son traitement de TVA.
2Ouvrir le formulaire spécialisé
Chemin : Facturation > Préparation de factures, action « Facture à l’avancement ».
Sélectionnez le client et l’affaire. Tempolia rassemble les lignes de budget et les factures d’avancement antérieures du même dossier. Lisez ensemble le budget global, le déjà facturé, l’accompli et le montant à facturer.
Pour le premier calcul de l’exemple, saisissez 20 % : 10 000 € × 20 % = 2 000 € accomplis et, avec 0 € antérieur, 2 000 € à facturer. Sur votre phase, remplacez ces valeurs par votre budget et votre antérieur réels.
Le montant affiché dans « À facturer » correspond à votre équation calculée avant la saisie.
3Saisir l’avancement cumulé
Pour chaque phase, saisissez le pourcentage ou le montant cumulé réellement accompli. Contrôlez immédiatement la colonne « À facturer » : elle doit représenter le différentiel de la période.
Relisez les factures antérieures affichées. Un mauvais client, une mauvaise affaire ou un budget restructuré après facturation peut rendre la comparaison trompeuse.
Indiquez d’où vient le pourcentage : validation du chef de projet, situation de travaux, jalon accepté ou autre source métier.
4Contrôler la facture et son modèle
Chemin : Facturation > Factures à valider et Facturation > Modèles de facture.
Pour chaque situation positive, ouvrez le projet sans l’émettre et contrôlez phase, budget, pourcentage cumulé, montant accompli, déjà facturé, différentiel, TVA et total. L’annexe doit permettre au client de retrouver la continuité du cumul.
Un différentiel négatif exige une décision : erreur de saisie, réduction approuvée, modification contractuelle ou avoir. Ne le transformez pas en zéro et ne l’émettez pas par habitude.
Le projet et son annexe reprennent les mêmes valeurs que la feuille de calcul et identifient clairement l’antérieur.
5Préparer le suivi du cumul sans émettre
Chemin : Facturation > Factures et Outils > Rapports / Editions.
Après une émission autorisée, la pièce rejoint le journal et devient un antérieur du prochain calcul. Dans le rapport, rapprochez budget de phase, cumul accompli, cumul facturé et reste. Le budget de temps et l’agenda renseignent la charge, pas le pourcentage contractuel.
Si le budget contractuel change, conservez l’approbation et mesurez l’effet sur chaque phase avant la situation suivante.
Vous pouvez reconstruire le cumul depuis le contrat, les pièces antérieures et le dernier pourcentage approuvé.
6Codifier les phases avant de saisir les montants
Pour un projet découpé en APS, APD, PRO, ACT, VISA ou toute autre série de phases, utilisez une codification stable dans les référentiels et dans l’affaire :
- Codes ventes : une ligne commerciale par phase, par exemple 01-APS, 02-APD, 03-PRO. Chaque code porte libellé, compte et TVA.
- Codes tâches : reprenez une logique de phase compatible lorsque vous voulez comparer temps prévu, temps réalisé et facturation par phase.
- Codes frais : ne les dupliquez par phase que si cette finesse est utile au suivi ; sinon conservez des frais transverses et rattachez-les clairement au dossier.
- Libellés par affaire : adaptez la désignation contractuelle d’une phase sans créer un nouveau code vente pour chaque client.
L’objectif est de pouvoir obtenir un sous-total cohérent par phase dans le budget, la facture et les rapports. Une codification trop générique produit un montant global impossible à expliquer ; une codification trop fine rend la saisie et le contrôle inutilement lourds.
- 01-APS — Avant-projet sommaire — 20 % du marché.
- 02-APD — Avant-projet définitif — 30 %.
- 03-PRO — Études de projet — 25 %.
- 04-ACT — Assistance aux contrats de travaux — 25 %.
La somme des répartitions doit être égale à 100 % et la somme des montants au CA global de référence.
Construire le budget en pourcentage du CA global
Dans les outils du budget de facturation, la création « en % du CA global » permet de partir d’un montant contractuel HT et de le répartir entre les lignes de phases.
- Renseignez le budget de facturation global HT du projet.
- Ajoutez les codes ventes correspondant aux phases.
- Saisissez pour chaque ligne le pourcentage ou le montant attendu.
- Contrôlez que la somme des lignes correspond exactement au CA global ; Tempolia signale un écart de total.
- Rattachez la création au bon client et à la bonne affaire.
- Relisez le résultat dans Budgets de facturation par mois et dans Budget par affaire.
Si le projet vient d’un devis, transformez le devis en budget afin de conserver les lignes et libellés spécifiques déjà validés. Cette continuité évite de ressaisir les phases et réduit les écarts entre engagement commercial et facturation.
Le mois des lignes budgétaires sert au prévisionnel de CA. Pour une facturation à l’avancement, le calcul regroupe les lignes du budget par code vente et compare ce budget aux factures d’avancement préparées ou émises sur le même couple client/affaire.
Construire le budget de temps et le planning prévisionnel
Le budget d’une affaire met en regard l’enveloppe commerciale et la charge nécessaire pour la produire. Dans l’onglet Temps, l’outil « Budget à partir du CA global », lorsqu’il est disponible dans la configuration, convertit le CA en temps à partir du taux du collaborateur. Vous pouvez ensuite répartir cette charge par phase et par période.
- Pour chaque phase, définissez le collaborateur ou le profil attendu et son taux de référence.
- Calculez un temps cohérent avec l’enveloppe de la phase : montant de phase ÷ taux de vente.
- Répartissez les heures sur les mois ou jalons réellement prévus.
- Contrôlez le plan de charge dans les budgets de temps et l’agenda prévisionnel.
- Comparez ensuite temps budgété et temps réalisé sans modifier le pourcentage de facturation : avancement opérationnel et avancement facturé restent deux indicateurs distincts.
Selon les options activées dans la base, des outils de création ou de répartition répétitive assistent cette saisie. Le résultat doit toujours être relu : un taux manquant ou un mauvais collaborateur peut produire un volume d’heures incohérent même si le total de CA est correct.
Les rapports « Planning mensuel des budgets de facturation » par affaire, code vente ou combinaison des deux permettent de visualiser le CA prévisionnel issu des budgets et de repérer les mois trop chargés ou les phases non planifiées.
Lire toutes les colonnes du tableau d’avancement
Après sélection du client et de l’affaire, Tempolia affiche les lignes de budget regroupées par code vente et les factures d’avancement antérieures. Les colonnes ont un rôle précis :
- Référence / Code vente : identifie la phase.
- Prestation : reprend le libellé de budget ou, à défaut, le libellé du code vente.
- Budget global — % et HT : poids de la phase dans le budget et montant de référence.
- Déjà facturé HT : cumul des factures d’avancement déjà préparées ou émises pour cette phase.
- Accompli — % ou HT : cumul d’avancement que vous saisissez ; la modification d’un pourcentage recalcule le montant, et inversement.
- À facturer HT : montant accompli moins déjà facturé ; cette zone est calculée.
Les factures antérieures du couple client/affaire sont également listées sous le tableau. Ouvrez-les si le cumul ne correspond pas à votre suivi externe. Une facture encore à valider compte déjà dans le contrôle du déjà facturé afin d’éviter qu’une seconde préparation ne double le montant.
Pour un budget total de 100 000 €, une phase de 20 000 € à 50 % représente 10 000 € accomplis. Si 6 000 € ont déjà été facturés, la nouvelle ligne vaut 4 000 €. Répétez le calcul pour chaque phase puis additionnez les différentiels : ce total doit être celui du projet de facture hors autres lignes éventuelles.
Configurer le PDF et l’annexe d’avancement
Le modèle de facture dispose de réglages spécifiques aux factures à l’avancement. Les colonnes disponibles comprennent notamment Référence, Prestation, Prix de la prestation, Déjà facturé, Avancement, Taux de TVA et À facturer.
- Définissez la largeur des colonnes en millimètres pour que les libellés et montants restent lisibles.
- Définissez leur alignement : libellés à gauche, pourcentages ou montants généralement à droite.
- Dans Options générales, des réglages peuvent masquer la répartition du prix de prestation en pourcentage, le montant d’avancement en euros ou le pourcentage d’avancement.
- Générez un PDF de test après toute modification du modèle : une configuration correcte dans le formulaire peut rester illisible sur une page étroite.
La facture ou son annexe doit rappeler le budget global, le déjà facturé, le cumul accompli et le nouveau différentiel. Elle permet au client de relire la situation, et au prochain cycle de retrouver la continuité de la facturation.
Gérer les cas limites sans casser le cumul
Recul d’avancement
Si le nouvel accompli est inférieur au cumul précédent, « À facturer » devient négatif. Le projet correspond alors à un avoir partiel et doit être contrôlé comme tel ; ne forcez pas la valeur à zéro pour masquer la correction.
Budget modifié après une première facture
Une augmentation ou redistribution du budget change la base des pourcentages. Mettez à jour la référence contractuelle, contrôlez les factures antérieures et vérifiez phase par phase le nouvel accompli. Ne changez pas silencieusement les codes ventes déjà utilisés.
Phase ajoutée
Ajoutez-la d’abord au budget avec son code vente et son libellé, puis revenez au formulaire d’avancement. Une ligne ajoutée directement au projet ne ferait pas partie du calcul cumulé de la phase.
Facture préparée mais non émise
Elle reste dans Factures à valider et entre dans le suivi du déjà préparé. Décidez de la corriger, la supprimer par le flux prévu ou l’émettre avant de relancer une nouvelle situation.
Correction après émission
La facture émise est une pièce du journal des ventes. Avec NF525 activé, elle est scellée et verrouillée ; une correction fiscale passe par un flux traçable, généralement une facture négative/avoir, et non par la modification silencieuse de l’historique.
Avant de continuer
- Le budget de phases correspond au contrat.
- Le pourcentage saisi est cumulé, daté et validé.
- Les factures antérieures appartiennent au même dossier.
- Le différentiel proposé est cohérent.
- Le PDF présente clairement l’avancement et le déjà facturé.
Mise en pratique : comprendre le cumul
Calculez sur papier les trois situations du cas à 10 000 €. Dans Tempolia, utilisez une simulation non enregistrée ou une affaire de formation dédiée. Sur une phase réelle, consultez seulement le pourcentage approuvé et ses factures antérieures.
- 1. À 20 %, calculez 10 000 × 20 % − 0 = 2 000 €.
- 2. À 35 %, remplacez 20 par 35 : 3 500 − 2 000 = 1 500 €.
- 3. À 30 %, calculez 3 000 − 3 500 = −500 € et arrêtez-vous avant toute validation.
- 4. Sur votre phase réelle, refaites l’équation avec le budget, le cumul approuvé et le facturé antérieur réellement affichés, sans remplacer son pourcentage par ceux de l’exemple.
Le montant courant est toujours un différentiel. S’il est négatif, laissez-le en attente jusqu’à ce que le traitement soit décidé.
Avant de terminer
- La phase utilisée existe dans le budget et correspond au contrat.
- Le code vente, le code TVA sur un caractère et les situations antérieures concernent le même client et la même affaire.
- Chaque pourcentage est cumulé, daté et validé.
- Les trois calculs sont posés avant la saisie puis comparés aux colonnes de Tempolia.
- Le différentiel négatif reste en attente d’une décision ; aucune pièce n’est émise pendant l’exercice.
Avant de quitter le formulaire, refaites chaque calcul avec le budget de phase, l’avancement validé et le facturé antérieur.
Erreurs à éviter
- Saisir le pourcentage du mois au lieu du cumul.
- Recréer manuellement une phase absente du budget.
- Ignorer les factures antérieures.
- Valider un montant négatif sans comprendre sa cause.
- Modifier le budget de référence sans mesurer l’impact sur les cumuls.
À retenir
Le contrôle le plus rapide consiste à vérifier l’équation : budget × avancement cumulé - facturé antérieur = montant proposé.
Vous pouvez maintenant
- Je sais structurer un budget par phases.
- Je sais calculer et contrôler un différentiel d’avancement.
- Je sais relier chaque nouvelle facture au cumul antérieur.
Avant de quitter le formulaire, refaites le calcul avec le budget de la phase, le cumul réellement approuvé et le montant déjà facturé. Si le différentiel est négatif, laissez-le en attente.
Prendre de la hauteur
La facturation à l’avancement fonctionne en cumul. La valeur du mois n’est jamais autonome : elle dépend du budget de référence, de l’avancement total reconnu et de tout ce qui a déjà été facturé sur la même phase.
- La validation opérationnelle fixe le pourcentage ; Tempolia calcule le différentiel.
- Un changement de budget ou de découpage de phase change la base du calcul et doit d’abord être validé sur le plan contractuel.
- Un montant négatif signale que le cumul a diminué. Il faut en comprendre la cause et décider du traitement, pas le ramener à zéro.
Pour n’importe quelle phase, vous savez reconstruire budget, accompli, facturé antérieur et à facturer, puis identifier l’objet source à corriger en cas d’écart.