Facturar un proyecto según el porcentaje de avance
Objetivo. Facturar cada fase de un proyecto a partir de su porcentaje de avance acumulado, deducir los importes ya facturados y conservar una conciliación clara entre presupuesto contractual, avance y facturas emitidas.
Sus datos antes de empezar
Elija en su suscripción un cliente y un asunto con una fase de facturación por avance identificable. Anote importe contractual, código de venta, código de IVA de un carácter, plantilla, situaciones anteriores y aprobación fechada del avance. Si la fase no existe, complete el cálculo en papel y pida al administrador que la prepare antes de continuar en Tempolia.
Qué aprenderá
- Estructurar el presupuesto de facturación en fases estables e identificables.
- Calcular la factura actual a partir del avance acumulado y no únicamente del porcentaje del período.
- Comprender cómo las facturas anteriores y una disminución del avance afectan al importe que debe facturarse.
Recorrido recomendado
- Crear el presupuesto por fases con códigos de venta, conceptos, importes y reglas de IVA coherentes.
- Abrir el flujo específico de facturación por avance para el cliente y asunto correctos.
- Introducir el avance acumulado documentado de cada fase y revisar el importe facturado anteriormente.
- Comprobar la diferencia que debe facturarse, el proyecto y su anexo y conciliar el nuevo acumulado después de la emisión.
Antes de continuar
- La suma de los presupuestos de las fases coincide con la base contractual de facturación.
- Cada porcentaje de avance está respaldado por una fuente operativa aprobada.
- Una diferencia negativa se revisa como posible abono y nunca se valida automáticamente.
Requisitos y ecuación acumulada
Elija una fase con importe contractual conocido, código de venta, código de IVA de un carácter, situaciones anteriores y aprobación fechada del avance. Si aún no existe en Tempolia, manténgase en el cálculo en papel hasta que el administrador la haya añadido.
Calcule siempre presupuesto de fase × avance acumulado − facturado anterior. El porcentaje indica el total alcanzado, no el incremento del mes.
Calcular y seguir el avance acumulado
En el ejemplo use una fase de 10.000 €. Al 20% lo realizado es 2.000 €. Al 35% es 3.500 € y, tras restar 2.000 € anteriores, la diferencia es 1.500 €. La corrección al 30% da 3.000 − 3.500 = −500 €.
Realice los tres cálculos en papel. Introduzca 20%, 35% y 30% solo en un ejemplo no guardado o en un asunto de formación preparado por el administrador. En una fase real use únicamente el porcentaje acumulado realmente aprobado, su presupuesto y el importe ya facturado.
- 10 min: definir la ecuación y localizar el origen del avance.
- 15 min: crear o revisar la fase.
- 25 min: simular 20%, 35% y 30%.
- 20 min: revisar proyecto y anexo sin emitir.
- 10 min: decidir sobre reducción o cambio de presupuesto.
Cada resultado coincide con el cálculo; una reducción produce un valor negativo que debe revisarse.
1Crear una fase contractual real
Ruta: Presupuestos > Presupuesto por asunto y Presupuestos de facturación.
Cree o identifique una línea estable por fase. La suma debe coincidir con la base contractual. Presupuestos de tiempo y gastos ayudan al control, pero no sustituyen la fase.
Si la tabla no aparece, revise permisos y configuración. No la evite con una factura manual.
La fase elegida aparece con presupuesto, código de venta e IVA.
2Simular tres situaciones acumuladas
Ruta: Facturación > Preparación, Factura por avance.
Seleccione cliente y asunto y lea juntos presupuesto, anterior, realizado y diferencia. En el primer caso introduzca 20%: 10.000 × 20% − 0 = 2.000.
Continúe con 35% y 30% usando el facturado acumulado anterior. No sume porcentajes como incrementos.
En el ejemplo las diferencias son 2.000 €, 1.500 € y −500 €.
3Revisar proyecto, anexo y orígenes
Ruta: Facturas por validar, plantillas, informes y documento contractual.
Para cada situación positiva concilie fase, presupuesto, porcentaje, realizado, anterior, diferencia, IVA y total. El anexo debe hacer legible el acumulado.
Presupuesto de tiempo, agenda y oferta aportan contexto, pero no sustituyen la fase contractual.
Proyecto, anexo y hoja muestran el mismo cálculo.
4Tratar la reducción
Una reducción puede proceder de una estimación corregida, trabajo rechazado o cambio de alcance. Anote motivo, aprobación e impacto contractual. Una diferencia negativa puede requerir un abono autorizado y no se emite automáticamente.
Si el resultado cambia, revise fase, presupuesto, porcentaje y facturas anteriores.
El caso negativo queda en espera hasta elegir el tratamiento adecuado.
Comprender el acumulado
Calcule en papel las tres situaciones del caso de 10.000 €. En Tempolia use un ejemplo no guardado o un asunto de formación dedicado. En una fase real lea solo su porcentaje aprobado y sus facturas anteriores.
- 1. Al 20%, calcule 10.000 × 20% − 0 = 2.000 €.
- 2. Al 35%, sustituya 20 por 35: 3.500 − 2.000 = 1.500 €.
- 3. Al 30%, calcule 3.000 − 3.500 = −500 € y deténgase antes de validar.
- 4. En su fase real repita la ecuación con el presupuesto, el porcentaje aprobado y el importe anterior mostrados; no use los porcentajes del ejemplo.
El importe actual siempre es una diferencia. Si es negativa, déjela pendiente hasta decidir el tratamiento.
Antes de terminar
- La fase existe en el presupuesto y coincide con el contrato.
- El código de venta, el código de IVA de un carácter y las situaciones anteriores pertenecen al mismo asunto.
- Cada porcentaje es acumulado, fechado y aprobado.
- Los tres cálculos se hacen antes de introducir datos y se comparan con las columnas de Tempolia.
- La diferencia negativa queda pendiente de una decisión; no se emite ningún documento.
Antes de salir del formulario, recalcule cada situación desde el presupuesto de fase, el avance aprobado y el facturado anterior.
Errores que debe evitar
- Empezar sin fases reales.
- Introducir incrementos en vez de acumulados.
- Usar horas consumidas como avance automático.
- Cambiar presupuesto para forzar el resultado.
- Confundir proyectos con facturas anteriores.
- Poner a cero o validar automáticamente el negativo.
Antes de salir del formulario, repita el cálculo con el presupuesto de la fase, el porcentaje acumulado realmente aprobado y el importe ya facturado. Deje pendiente una diferencia negativa.
Tomar perspectiva
La facturación por avance trabaja con un acumulado. El importe actual depende de tres valores: presupuesto contractual de la fase, porcentaje acumulado aprobado e importe ya facturado en esa fase.
En el ejemplo, pasar del 35% al 30% produce una diferencia negativa. En una fase real, analice cualquier reducción con el porcentaje aprobado y el contexto contractual reales. Puede deberse a una estimación revisada, a trabajo rechazado o a un cambio de alcance. Mantenga visible la diferencia negativa hasta elegir el tratamiento adecuado.
- Use una fase estable antes de calcular.
- Introduzca solo porcentajes acumulados, fechados y aprobados.
- Separe los proyectos de las facturas anteriores ya emitidas.
- Deténgase si la fase, el anterior o el tratamiento de la reducción no están claros.
En el ejemplo calcula 2.000 €, 1.500 € y −500 € y después aplica la misma ecuación a su fase.
Cuando falta la fase
Si la fase no existe, créela en el asunto autorizado con importe contractual, descripción, código de venta, código de IVA de un carácter y fecha. Compruebe quién puede validar estos datos en su organización y reanude el recorrido cuando la fase aparezca en la tabla específica.
Leer juntos los cinco valores
Antes de cada entrada, lea juntos fase, porcentaje acumulado, valor realizado, facturado anterior y diferencia esperada. Si uno de los valores no coincide con el cálculo, deténgase y corrija el origen o la selección.
Qué conservar con el cálculo
Conserve juntos el origen del presupuesto, la aprobación del avance, el cálculo previo y el estado del proyecto. Así podrá retomar el cálculo más adelante sin depender de los valores del ejemplo.