Fatturare un progetto in base alla percentuale di completamento
Obiettivo. Fatturare ogni fase del progetto in base alla percentuale cumulativa di completamento, detrarre gli importi già fatturati e mantenere una riconciliazione chiara tra budget contrattuale, avanzamento e fatture emesse.
I tuoi dati prima di iniziare
Scegli nel tuo abbonamento un cliente e una pratica con una fase di fatturazione ad avanzamento identificabile. Annota importo contrattuale, codice vendita, codice IVA di un carattere, modello, situazioni precedenti e approvazione datata dell’avanzamento. Se la fase non esiste, completa il calcolo su carta e chiedi all’amministratore di prepararla prima di proseguire in Tempolia.
Cosa imparerai
- Strutturare il budget di fatturazione in fasi stabili e identificabili.
- Calcolare la fattura corrente partendo dall’avanzamento cumulativo e non dalla sola percentuale del periodo.
- Comprendere in che modo le fatture precedenti e una diminuzione dell’avanzamento incidono sull’importo da fatturare.
Percorso consigliato
- Creare il budget per fasi con codici vendita, descrizioni, importi e regole IVA coerenti.
- Aprire il flusso dedicato alla fatturazione per avanzamento per il cliente e la pratica corretti.
- Inserire l’avanzamento cumulativo documentato per ogni fase e verificare l’importo fatturato in precedenza.
- Controllare la differenza da fatturare, la bozza e il relativo allegato, quindi riconciliare il nuovo totale cumulativo dopo l’emissione.
Prima di continuare
- La somma dei budget delle fasi coincide con la base contrattuale di fatturazione.
- Ogni percentuale di completamento è supportata da una fonte operativa approvata.
- Una differenza negativa viene esaminata come possibile nota di credito e non viene mai convalidata automaticamente.
Prerequisiti ed equazione cumulativa
Scegli una fase con importo contrattuale noto, codice vendita, codice IVA di un carattere, situazioni precedenti e approvazione datata dell’avanzamento. Se non esiste ancora in Tempolia, resta sul calcolo cartaceo finché l’amministratore non l’ha aggiunta.
Calcola sempre budget fase × avanzamento cumulato − fatturato precedente. La percentuale indica il totale raggiunto, non l’incremento del mese.
Calcolare e seguire l’avanzamento cumulato
Nell’esempio usa una fase da 10.000 €. Al 20% il compiuto è 2.000 €. Al 35% è 3.500 € e, sottratti 2.000 € precedenti, la differenza è 1.500 €. La correzione al 30% dà 3.000 − 3.500 = −500 €.
Esegui i tre calcoli su carta. Inserisci 20%, 35% e 30% soltanto in un esempio non salvato o in una pratica di formazione predisposta dall’amministratore. Su una fase reale usa soltanto percentuale cumulata effettivamente approvata, budget e importo già fatturato.
- 10 min: definire l’equazione e ritrovare la fonte dell’avanzamento.
- 15 min: creare o rileggere la fase.
- 25 min: simulare 20%, 35% e 30%.
- 20 min: controllare bozza e allegato senza emettere.
- 10 min: decidere su diminuzione o cambio budget.
Ogni risultato coincide con il calcolo; una diminuzione produce un valore negativo da esaminare.
1Creare una vera fase contrattuale
Percorso: Budget > Budget per pratica e Budget fatturazione.
Crea o identifica una riga stabile per fase. La somma deve coincidere con la base contrattuale. Budget tempi e spese aiutano il pilotaggio ma non sostituiscono la fase.
Se la tabella non appare, controlla diritti e configurazione. Non aggirarla con una fattura manuale.
La fase scelta è visibile con budget, codice vendita e IVA.
2Simulare tre situazioni cumulative
Percorso: Fatturazione > Preparazione, Fattura ad avanzamento.
Seleziona cliente e pratica e leggi insieme budget, precedente, compiuto e differenza. Nel primo caso inserisci 20%: 10.000 × 20% − 0 = 2.000.
Prosegui con 35% e 30% usando il fatturato cumulato precedente. Non sommare le percentuali come incrementi.
Nell’esempio le differenze sono 2.000 €, 1.500 € e −500 €.
3Controllare bozza, allegato e fonti
Percorso: Fatture da convalidare, modelli, report e documento contrattuale.
Per ogni situazione positiva riconcilia fase, budget, percentuale, compiuto, precedente, differenza, IVA e totale. L’allegato deve rendere leggibile il cumulato.
Budget tempi, agenda e preventivo danno contesto ma non sostituiscono la fase contrattuale.
Bozza, allegato e prospetto mostrano lo stesso calcolo.
4Trattare la diminuzione
Una diminuzione può derivare da stima corretta, lavoro respinto o cambio perimetro. Annota motivo, approvazione e impatto contrattuale. Una differenza negativa può richiedere una nota di credito autorizzata e non viene emessa automaticamente.
Se il risultato cambia, controlla fase, budget, percentuale e fatture precedenti.
Il caso negativo resta in attesa finché non viene scelto il trattamento corretto.
Comprendere il cumulato
Calcola su carta le tre situazioni del caso da 10.000 €. In Tempolia usa un esempio non salvato o una pratica di formazione dedicata. Su una fase reale leggi soltanto percentuale approvata e fatture precedenti.
- 1. Al 20%, calcola 10.000 × 20% − 0 = 2.000 €.
- 2. Al 35%, sostituisci 20 con 35: 3.500 − 2.000 = 1.500 €.
- 3. Al 30%, calcola 3.000 − 3.500 = −500 € e fermati prima della convalida.
- 4. Sulla fase reale ripeti l’equazione con budget, percentuale approvata e fatturato precedente mostrati; non usare le percentuali dell’esempio.
L’importo corrente è sempre una differenza. Se è negativo, lascialo in attesa finché non viene deciso il trattamento.
Prima di terminare
- La fase esiste nel budget e coincide con il contratto.
- Codice vendita, codice IVA di un carattere e situazioni precedenti riguardano la stessa pratica.
- Ogni percentuale è cumulata, datata e approvata.
- I tre calcoli sono eseguiti prima della compilazione e confrontati con le colonne Tempolia.
- La differenza negativa resta in attesa di una decisione; non viene emesso alcun documento.
Prima di uscire dal modulo, ricalcola ogni situazione da budget di fase, avanzamento approvato e fatturato precedente.
Errori da evitare
- Iniziare senza fasi reali.
- Inserire incrementi anziché cumulati.
- Usare ore consumate come avanzamento automatico.
- Cambiare il budget per forzare il risultato.
- Confondere bozze e fatture precedenti.
- Azzerare o validare automaticamente il negativo.
Prima di uscire dal modulo, ripeti il calcolo con budget della fase, percentuale cumulata effettivamente approvata e importo già fatturato. Lascia in attesa una differenza negativa.
Visione d’insieme
La fatturazione ad avanzamento lavora su un cumulato. L’importo corrente dipende da tre valori: budget contrattuale della fase, percentuale cumulata approvata e importo già fatturato sulla stessa fase.
Nell’esempio, il passaggio dal 35% al 30% produce una differenza negativa. Su una fase reale, analizza ogni diminuzione usando percentuale approvata e contesto contrattuale effettivi. Può derivare da una stima rivista, da lavoro rifiutato o da un cambio di perimetro. Mantieni visibile la differenza negativa finché non viene scelto il trattamento corretto.
- Usa una fase stabile prima del calcolo.
- Inserisci soltanto percentuali cumulative datate e approvate.
- Separa le bozze dalle fatture precedenti già emesse.
- Fermati se fase, precedente o trattamento della diminuzione non sono chiari.
Nell’esempio calcoli 2.000 €, 1.500 € e −500 €, poi applichi la stessa equazione alla tua fase.
Quando manca la fase
Se la fase non esiste, fatela creare nella pratica autorizzata con importo contrattuale, descrizione, codice vendita, codice IVA di un carattere e data. Verificate chi può convalidare questi dati nella vostra organizzazione, quindi riprendete quando la fase è visibile nella tabella dedicata.
Leggere insieme i cinque valori
Prima di ogni inserimento, leggi insieme fase, percentuale cumulata, valore compiuto, fatturato precedente e differenza attesa. Se uno dei valori non coincide con il calcolo, fermati e correggi la fonte o la selezione.
Cosa conservare insieme al calcolo
Conserva insieme la fonte del budget, l’approvazione dell’avanzamento, il calcolo preliminare e lo stato della bozza. Ti serviranno per riprendere il calcolo in seguito senza dipendere dai valori dell’esempio.