¿Cómo utilizar el plan de carga para planificar la actividad del equipo?

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El plan de carga compara los tiempos presupuestados con la capacidad de trabajo de los colaboradores. Permite detectar períodos sobrecargados o aún disponibles, planificar el trabajo futuro y comprobar los cambios antes de guardarlos.

Conocer los datos utilizados

• Los tiempos presupuestados representan el trabajo previsto. Las acciones de Planificar crean o modifican estas líneas; no registran tiempos realizados.
• Los tiempos realizados son los tiempos efectivamente introducidos. Solo están disponibles como modo de lectura en el Resumen.
• Los tiempos potenciales definen la capacidad bruta explícita de un colaborador. Si no existen para un día, Tempolia utiliza como alternativa la jornada estándar del colaborador.
• Las ausencias se deducen de la capacidad bruta para obtener la capacidad disponible.

Cálculos mostrados: capacidad disponible = capacidad bruta − ausencias; carga = tiempos facturables + tiempos no facturables; tasa de carga = carga ÷ capacidad disponible. La sobrecarga se calcula día a día, por lo que un total mensual equilibrado puede ocultar un día sobrecargado.

1. Definir el ámbito antes de analizar

1. Seleccione las fechas y la agrupación por día, semana o mes.
2. En Datos mostrados, seleccione Tiempos presupuestados para la previsión, Tiempos realizados para los tiempos introducidos o Tiempos realizados + tiempos presupuestados. El modo mixto muestra los tiempos realizados antes de la fecha Tiempos presupuestados a partir del y los tiempos presupuestados desde esa fecha.
3. Si es necesario, limite el ámbito por sociedad, colaborador, cliente o estado de carga. Los filtros avanzados incluyen también grupo, sector, función, nivel, caso, tarea, tipo de carga y actividad o ausencia.
4. Seleccione Aplicar filtros. Anterior, Hoy y Siguiente desplazan todo el período. Puede guardar un conjunto de filtros para reutilizarlo.

Tiempos presupuestados, Tiempos realizados y Tiempos realizados + tiempos presupuestados afectan al Resumen. Planificar utiliza siempre los tiempos presupuestados, lo que evita modificar por error los tiempos realizados. Simulación muestra la propuesta de reequilibrio guardada en la sesión; cambiar los filtros no la modifica.

2. Utilizar cada pestaña para la pregunta adecuada

• Resumen: revise los indicadores, las alertas y el equilibrio por colaborador. Seleccione una tarjeta para aplicar su filtro o una celda para examinar la carga, la capacidad, las líneas y las anomalías del período.
• Planificar: Por colaborador compara carga y capacidad; Por caso agrupa los tiempos presupuestados por cliente, caso y tarea; Detalle de tiempos presupuestados muestra cada línea y, según sus permisos, permite modificar, fraccionar y eliminar.
• Por presupuestar: muestra los eventos cuyo tiempo estimado aún no está totalmente presupuestado. El tiempo pendiente de presupuestar es el tiempo estimado menos los tiempos presupuestados vinculados ya posicionados. Revise la vista previa antes de confirmar la distribución.
• Capacidad: revise la capacidad bruta, su origen y las ausencias deducidas. La etiqueta “pot.” indica tiempos potenciales explícitos; “teo.” indica que se utiliza la jornada estándar.
• Simulación: revise una propuesta de reequilibrio guardada temporalmente antes de aplicarla al plan.

Algunas pestañas o botones solo aparecen si el módulo correspondiente está activo y sus permisos permiten consultar o modificar tiempos presupuestados, eventos o tiempos potenciales.

3. Planificar o corregir los tiempos presupuestados

• Crear un tiempo presupuestado crea una línea con fecha, colaborador, cliente o tarea no facturable, caso, tarea, duración y una descripción opcional.
• Distribuir tiempos presupuestados reparte una duración total entre los colaboradores y fechas seleccionados, de manera uniforme, lo antes posible o lo más tarde posible. Se excluyen los días fuera del contrato y los intervalos sin capacidad; cualquier resto se muestra en la vista previa.
• En Detalle de tiempos presupuestados, Fraccionar conserva la duración total de la línea, pero la distribuye entre varias fechas o colaboradores.

Estas acciones abren una vista previa con las creaciones, modificaciones, líneas omitidas y el efecto sobre la sobrecarga. Revísela, indique un motivo si el cambio aumenta una sobrecarga y confirme. Las creaciones y distribuciones se guardan directamente después de la confirmación; no pasan por la pestaña Simulación.

4. Introducir la capacidad sin confundir carga y disponibilidad

1. En Capacidad, seleccione Crear tiempos potenciales.
2. Seleccione los colaboradores y el período e indique para cada día de la semana las horas facturables y no facturables que componen la capacidad.
3. Seleccione Completar los días sin tiempo potencial para conservar los días ya introducidos o Reemplazar los tiempos potenciales existentes para volver a aplicar la semana tipo. Gestione por separado los festivos mediante No modificar o Crear una capacidad explícita cero.
4. En la vista previa, compruebe los días creados, reemplazados, conservados, omitidos o en conflicto y guarde los tiempos potenciales.

El generador registra la disponibilidad teórica, no la carga prevista. Las ausencias se deducen después. Utilice los tiempos potenciales para responder “cuántas horas se pueden trabajar” y los tiempos presupuestados para indicar “qué trabajo está previsto”.

5. Comprender exactamente la Simulación

La Simulación es el borrador privado de una propuesta de reequilibrio. No es una copia completa del plan, un escenario compartido ni un historial.

1. En Planificar > Detalle de tiempos presupuestados, seleccione una o varias líneas futuras de tiempos presupuestados. Los tiempos pasados y las líneas de ausencia no se pueden seleccionar.
2. Seleccione Proponer un reequilibrio, defina el período de destino y los colaboradores admisibles y elija una colocación lo antes posible o lo más tarde posible. Permita cambiar de colaborador solo si la reasignación es aceptable.
3. Revise la vista previa: explica los desplazamientos propuestos, las líneas sin cambios o imposibles de colocar y el impacto sobre la sobrecarga.
4. Seleccione Guardar en la simulación. Todavía no se ha modificado ningún tiempo presupuestado.
5. En Simulación, use Aplicar el reequilibrio para volver a validar y guardar la propuesta o Descartar el reequilibrio para eliminarla.

La simulación pertenece a la sesión y a la base de datos actuales. No se comparte y desaparece al finalizar la sesión. Tempolia vuelve a validar las líneas antes de aplicarlas y rechaza la escritura si los datos o el ámbito autorizado han cambiado desde la vista previa.

Comprobar el resultado

• Después de un cambio, vuelva a cargar el Resumen con el mismo ámbito y revise carga, disponibilidad, sobrecargas y alertas.
• Si una capacidad parece incorrecta, compruebe primero su origen, la jornada estándar, los tiempos potenciales, las ausencias y las fechas de empleo del colaborador.
• Si falta una línea, compruebe el período, la sociedad, los filtros, los permisos y, en el modo mixto, la fecha de transición.
• Use Exportar para conservar la cuadrícula, el detalle de líneas, las alertas, los eventos por presupuestar, las capacidades o la vista previa de la simulación, según sus permisos.

Los tiempos presupuestados por mes y la agenda prevista siguen disponibles para comprobaciones adicionales.