Comment utiliser le plan de charge pour planifier l’activité de l’équipe ?

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Le plan de charge rapproche les temps budgétés de la capacité de travail des collaborateurs. Il permet de repérer les périodes trop chargées ou encore disponibles, de positionner le travail à venir et de contrôler les changements avant de les enregistrer.

Connaître les données utilisées

• Les temps budgétés représentent le travail prévu. Les actions de l’onglet Planifier créent ou modifient ces lignes ; elles ne saisissent pas de temps réalisés.
• Les temps réalisés sont les temps effectivement saisis. Ils sont proposés uniquement dans la lecture de la Synthèse.
• Les temps potentiels définissent la capacité brute explicite d’un collaborateur. S’il n’en existe pas pour une journée, Tempolia utilise sa journée standard comme valeur de repli.
• Les absences sont déduites de la capacité brute pour obtenir la capacité disponible.

Calculs affichés : capacité disponible = capacité brute − absences ; charge = temps facturables + temps non facturables ; taux de charge = charge ÷ capacité disponible. La surcharge est calculée jour par jour : un total équilibré sur le mois peut donc masquer une journée surchargée.

1. Définir le périmètre avant d’analyser

1. Choisissez les dates puis le regroupement par jour, semaine ou mois.
2. Dans Données affichées, choisissez Temps budgétés pour le prévisionnel, Temps réalisés pour les temps saisis, ou Temps réalisés + temps budgétés. Dans ce dernier cas, Tempolia affiche les temps réalisés avant la date Temps budgétés à partir du, puis les temps budgétés à compter de cette date.
3. Limitez si nécessaire le périmètre par société, collaborateur, client ou état de charge. Les filtres avancés ajoutent notamment groupe, secteur, fonction, niveau, affaire, tâche, type de charge et activité ou absence.
4. Cliquez sur Appliquer les filtres. Les boutons Précédent, Aujourd’hui et Suivant déplacent la période complète. Vous pouvez enregistrer un jeu de filtres pour le réutiliser.

Le choix Temps budgétés, Temps réalisés ou Temps réalisés + temps budgétés concerne la Synthèse. L’onglet Planifier reste toujours fondé sur les temps budgétés afin d’éviter de modifier par erreur des temps réalisés. Simulation affiche la proposition de rééquilibrage conservée dans la session : changer les filtres ne la modifie pas.

2. Utiliser chaque onglet pour la bonne question

• Synthèse : vérifiez les indicateurs, les alertes et l’équilibre par collaborateur. Cliquez sur une carte pour appliquer le filtre associé, ou sur une cellule pour afficher la charge, la capacité, les lignes et les anomalies de la période.
• Planifier : Par collaborateur compare charge et capacité ; Par affaire regroupe les temps budgétés par client, affaire et tâche ; Détail des temps budgétés affiche chaque ligne et donne accès, selon vos droits, à la modification, au fractionnement et à la suppression.
• À budgéter : retrouvez les événements dont le temps estimé n’est pas encore entièrement positionné. Le temps restant à budgéter correspond au temps estimé diminué des temps budgétés déjà liés. Prévisualisez la répartition avant de la confirmer.
• Capacité : contrôlez la capacité brute, sa source et les absences déduites. Une étiquette « pot. » indique des temps potentiels explicites ; « théo. » indique le recours à la journée standard.
• Simulation : contrôlez une proposition de rééquilibrage conservée temporairement avant de l’appliquer au plan.

Certains onglets ou boutons ne sont visibles que si le module correspondant est actif et si vos droits autorisent la consultation ou la modification des temps budgétés, événements ou temps potentiels.

3. Positionner ou corriger les temps budgétés

• Créer un temps budgété crée une ligne pour une date, un collaborateur, un client ou une tâche non facturable, une affaire, une tâche, une durée et éventuellement un libellé.
• Répartir des temps budgétés ventile une durée totale entre les collaborateurs et les dates sélectionnés, de manière uniforme, au plus tôt ou au plus tard. Les jours hors contrat et les créneaux sans capacité sont exclus ; tout reliquat reste indiqué dans l’aperçu.
• Dans Détail des temps budgétés, Fractionner conserve le volume de la ligne mais permet de le répartir sur plusieurs dates ou collaborateurs.

Ces actions passent par un aperçu qui présente les créations, modifications, lignes ignorées et effets sur la surcharge. Relisez cet aperçu, renseignez un motif si la modification augmente une surcharge, puis confirmez. Les créations et répartitions sont enregistrées directement après cette confirmation : elles ne passent pas par l’onglet Simulation.

4. Renseigner la capacité sans confondre charge et disponibilité

1. Dans Capacité, cliquez sur Créer des temps potentiels.
2. Sélectionnez les collaborateurs et la période, puis indiquez pour chaque jour de la semaine les heures facturables et non facturables qui composent la capacité.
3. Choisissez Compléter les jours sans temps potentiel pour conserver les jours déjà renseignés, ou Remplacer les temps potentiels existants pour réappliquer la semaine type. Traitez séparément les jours fériés avec Ne pas modifier ou Créer une capacité explicite à zéro.
4. Contrôlez dans l’aperçu les jours créés, remplacés, conservés, ignorés ou en conflit, puis enregistrez les temps potentiels.

Le générateur écrit la disponibilité théorique, pas la charge prévue. Les absences continuent d’être déduites ensuite. Utilisez donc les temps potentiels pour dire « combien d’heures peuvent être travaillées » et les temps budgétés pour dire « quel travail est prévu ».

5. Comprendre précisément la Simulation

La Simulation est le brouillon privé d’une proposition de rééquilibrage. Ce n’est ni une copie complète du plan, ni un scénario partagé, ni un historique.

1. Dans Planifier > Détail des temps budgétés, sélectionnez une ou plusieurs lignes futures de temps budgétés. Les temps passés et les lignes d’absence ne sont pas sélectionnables.
2. Cliquez sur Proposer un rééquilibrage, définissez la période de destination et les collaborateurs admissibles, puis choisissez un placement au plus tôt ou au plus tard. Autorisez le changement de collaborateur seulement si cette réaffectation est acceptable.
3. Lisez l’aperçu : il explique les déplacements proposés, les lignes inchangées ou impossibles à placer et l’impact sur la surcharge.
4. Cliquez sur Conserver dans la simulation. Aucun temps budgété n’est encore modifié.
5. Dans Simulation, utilisez Appliquer le rééquilibrage pour revalider puis enregistrer la proposition, ou Abandonner le rééquilibrage pour la supprimer.

La simulation appartient à votre session et à la base courante. Elle n’est pas partagée et disparaît à la fin de la session. Tempolia revalide les lignes avant l’application et refuse l’écriture si les données ou votre périmètre ont changé depuis l’aperçu.

Contrôler le résultat

• Après une modification, rechargez la Synthèse avec le même périmètre et vérifiez la charge, la disponibilité, les surcharges et les alertes.
• Si une capacité paraît incorrecte, contrôlez d’abord sa source, la journée standard, les temps potentiels, les absences et les dates d’emploi du collaborateur.
• Si une ligne manque, vérifiez la période, la société, les filtres, les droits et, pour la lecture mixte, la date de bascule.
• Utilisez Exporter pour conserver la grille, le détail des lignes, les alertes, les événements à budgéter, les capacités ou l’aperçu de la simulation selon vos droits.

Les pages Temps budgétés par mois et Agenda prévisionnel restent disponibles pour les contrôles complémentaires.