Qual è la differenza tra produzione valorizzata, elementi eccezionali da fatturare, fatture da emettere e crediti clienti?
Questi concetti appartengono a fasi diverse e utilizzano regole di valorizzazione diverse. Riconciliarli permette di spiegare il ciclo di fatturazione; considerarli sinonimi crea doppi conteggi e scostamenti fuorvianti.
La sequenza gestionale di Tempolia
La sequenza generale è: budget → tempi e spese realizzati → produzione valorizzata → elementi fatturabili → prefattura → fattura emessa → credito non scaduto o scaduto → pagamento registrato e abbinato.
- Tempi e spese realizzati: dati registrati sul cliente, sulla pratica e sul periodo. Un dato consuntivo non è automaticamente fatturabile.
- Produzione valorizzata: valore commerciale ottenuto applicando ai tempi e alle spese realizzati i prezzi di vendita o le regole previste. Non è automaticamente un ricavo contabilizzato.
- Stock di elementi eccezionali da fatturare: sottoinsieme operativo di tempi e spese marcati come Eccezionali e non ancora inclusi in una fattura emessa. Questo perimetro preciso alimenta l’anzianità prima della fattura nel cruscotto.
- Prefattura: progetto di fattura preparato ma non ancora emesso. Tempolia lo separa dagli elementi eccezionali da fatturare per evitare di contare due volte gli stessi elementi.
- Credito cliente: importo dovuto dopo l’emissione o la contabilizzazione della fattura, presentato comprensivo di imposte nei saldi clienti e nello scadenzario.
Il boni-mali spiega uno scostamento di fatturazione
In Tempolia, il boni-mali confronta gli onorari fatturati al netto delle imposte con il valore commerciale dei tempi e delle spese realizzati. Spiega la differenza tra valore teorico e importo fatturato. Non misura né il margine economico, che utilizza i costi, né l’incasso, che dipende dai pagamenti.
La formula è boni / mali = fatturazione emessa al netto delle imposte − valore commerciale della produzione. Pertanto, se lo stock di eccezionali viene fatturato al valore visualizzato: boni / mali attuale + stock di eccezionali = boni / mali dopo la regolarizzazione. Nel cruscotto la posizione attuale può essere espressa anche in giorni di budget annuale di fatturazione e in giorni di fatturazione effettiva degli ultimi 12 mesi.
La FAQ sul boni-mali, sulle fatture da emettere e sui risconti passivi descrive i controlli per cliente e pratica.
Fatture da emettere e rimanenze contabili seguono altre regole
- Fattura da emettere / conto francese 4181: ricavo attribuito al periodo anche se la fattura non è ancora stata emessa. Non ogni riga di tempo aperta o pratica incompleta diventa automaticamente una fattura da emettere.
- Produzione di servizi in corso / conti francesi 34 e 345: concetto contabile generalmente valorizzato al costo di produzione. Non deve essere considerato uguale alla produzione Tempolia valorizzata ai prezzi di vendita senza una riconciliazione.
- Ricavo anticipato o anticipo cliente: risorsa ricevuta o fatturata prima del periodo cui si riferisce la prestazione. Può ridurre il fabbisogno finanziario ma non fa parte degli elementi eccezionali da fatturare.
Quando un elemento eccezionale entra in una prefattura, esce dallo stock di eccezionali presentato separatamente. All’emissione, il valore lascia la fase precedente alla fattura ed entra nei crediti. Al pagamento e all’abbinamento, esce dal saldo cliente.
Costruire una riconciliazione controllabile
Per ogni indicatore, documentate data, perimetro cliente e società, base al netto o comprensiva delle imposte, valorizzazione al costo o al prezzo di vendita e inclusione di fatture da emettere, anticipi, note di credito e perdite. Non forzate automaticamente la coincidenza tra produzione valorizzata, stock di eccezionali e conti francesi 345 o 4181.
Per controllare i dati operativi, utilizzate i report dei tempi eccezionali in attesa, delle spese eccezionali in attesa, dei consuntivi per pratica e dello scadenzario. La FAQ sui report e le edizioni spiega come selezionare e salvare un report.