Registrare, controllare e utilizzare tempi e spese

Obiettivo. Registrare correttamente tempi e spese, approvarli tramite il flusso previsto e riutilizzare i dati convalidati per la fatturazione, l’analisi della produttività e i report di redditività.

Durata stimata1 h 10

Cosa imparerai

Registrare tempi e spese sul cliente, sulla pratica e sul codice attività corretti.
Comprendere l’approvazione, la fatturabilità e il flusso dei giustificativi.
Utilizzare i dati di dettaglio nella fatturazione e nei report gestionali senza perdere la tracciabilità.

Percorso consigliato

Selezionare data, collaboratore, cliente, pratica e codice attività o spesa prima di inserire i valori.
Aggiungere una descrizione precisa e allegare il giustificativo richiesto per ogni spesa.
Esaminare le registrazioni incomplete, incoerenti o eccezionali prima di approvarle.
Riconciliare le registrazioni approvate con budget, preparazione delle fatture e report di attività.

Prima di continuare

Durata, quantità, importo, imposta e fatturabilità sono tra loro coerenti.
Giustificativi e descrizioni sono sufficienti per il controllo e il rimborso.
Quando possibile, le correzioni vengono eseguite prima della fatturazione e restano tracciabili.

Prima di iniziare

Scegli nel tuo abbonamento un collaboratore, una pratica aperta, un’attività fatturabile e una spesa con giustificativo. Inserisci o rileggi una riga tempo e una spesa, quindi seguine l’effetto su budget e preparazione fattura. Per esempio, puoi controllare 1 h 30 di lavoro e 48 € lordi di spesa nella stessa data.

Prerequisiti

Disponi nel tuo abbonamento di un collaboratore, una pratica aperta, un’attività fatturabile e un codice spesa con allegato. Salva soltanto se sei autorizzato a modificare quei record.
Prepara una ricevuta fittizia priva di dati personali e stabilisci prima il trattamento IVA.
Se l’approvazione è attiva, usa l’account di chi inserisce e quello di chi approva, senza cambiare configurazione.
Prima dell’inserimento annota data, collaboratore, pratica, attività o codice spesa, durata o importo e stato atteso. Dopo un salvataggio autorizzato ritrova questi valori esatti; altrimenti controlla due righe esistenti.

Scansione — 1 h 10

5 min: controllare le due righe scelte.
10 min: inserire e rileggere il tempo.
10 min: controllare completezza e approvazione.
10 min: inserire spesa, IVA e allegato.
10 min: confrontare modalità e controlli.
10 min: verificare budget e valorizzazione.
10 min: riconciliare e diagnosticare.
5 min: ottenere una visione d’insieme.

Punto iniziale: prima del salvataggio controlla data, persona, pratica, natura, quantità, descrizione e fatturabilità.

1. Inserire un tempo comprensibile

Apri Dettaglio tempi e crea o apri una riga autorizzata con data, collaboratore, cliente, pratica, attività e durata propri. Usa una descrizione concreta, per esempio “controllo scritture bancarie e preparazione richieste cliente”. Deve spiegare il lavoro senza dettagli interni inutili.

Rileggi prima di salvare. Cliente senza pratica, attività generica, data errata o testo vago rendono difficile controllo e fattura. Se la pratica scelta non è selezionabile, verifica stato, diritti e date; non scegliere un’altra pratica per proseguire.

Schermata Tempolia: editor tempo pratica scelta — L’editor mostra tutti i campi necessari a un tempo utilizzabile.

Dettaglio dei tempi con la riga pratica scelta da controllare — Filtra il dettaglio per data, pratica, attività e collaboratore, poi controlla durata e stato.

2. Controllare completezza, approvazione e blocco

Confronta la scheda mensile con il tempo di lavoro atteso. La completezza non prova la correttezza, ma rivela giorni mancanti e quantità anomale. Controlla poi lo stato di approvazione e il perimetro di chi approva: i due ruoli devono vedere la stessa riga con azioni coerenti.

Osserva un periodo aperto e uno bloccato senza forzare modifiche. La riga chiusa resta leggibile e protetta. Se scompare controlla filtri e diritti; se è modificabile controlla data limite, società e profilo. Dopo fatturazione, ogni correzione deve seguire il percorso autorizzato.

Schermata Tempolia: scheda tempi mensile — La scheda mensile rivela giorni mancanti e totali incoerenti.

Opzioni Tempolia per i controlli sui tempi — Le opzioni dei tempi rendono visibili i controlli generali applicati alla completezza delle registrazioni.

Opzioni di approvazione e blocco dei tempi — Le opzioni di approvazione e blocco definiscono chi può convalidare o modificare un periodo.

3. Applicare attività e fatturabilità stabili

L’attività scelta deve essere attiva, fatturabile e collegata alla regola commerciale prevista. Le attività non fatturabili registrano formazione o amministrazione senza entrare in fattura. Non cambiare lo stato soltanto per far apparire una riga: determina prima la natura del lavoro.

Controlla attività, collaboratori ammessi, prezzo e codice vendita. Il riferimento è condiviso: una modifica può colpire molte pratiche. Rendi non utilizzabili i codici obsoleti invece di rinominarli con un altro significato.

Riferimento delle attività fatturabili — Il riferimento delle attività fatturabili permette di verificare che l’attività scelta possa alimentare la fatturazione.

Riferimento delle attività non fatturabili — Le attività non fatturabili restano disponibili per il lavoro interno senza essere proposte in fattura.

4. Inserire la spesa con giustificativo e trattamento IVA

Crea o rileggi una spesa giustificata per il collaboratore e la pratica scelti. Per un calcolo guidato, prendi una ricevuta di 48 € lordi; sui tuoi dati conserva importo e trattamento IVA reali. Seleziona il codice, aggiungi descrizione e allegato senza dati personali inutili. Distingui rimborso al collaboratore, trattamento contabile e rifatturazione al cliente: sono decisioni diverse.

Riapri l’allegato e verifica che sia leggibile e collegato alla spesa. Importo e IVA devono coincidere con la ricevuta, mentre la regola di rifatturazione deve essere chiara. In caso di scarto torna alla ricevuta e al codice, non bilanciare i campi per tentativi.

Schermata Tempolia: dettaglio spesa con giustificativo — Il dettaglio spese riunisce importo, IVA, giustificativo e stato.

Riferimento dei codici spesa e delle relative regole — I codici spesa definiscono le regole applicate al giustificativo, all’IVA e alla rifatturazione.

5. Riconciliare budget, valore e fattura

Confronta durata e importo scelti con budget tempi/spese e agenda, mantenendo periodo, attività, collaboratore e pratica. Lo scostamento può essere lavoro aggiuntivo, previsione mancante o errore; non è automaticamente una colpa.

Durata e spesa sono fatti operativi, costo e prezzo sono derivati. Se il valore è errato, correggi la regola datata e non la durata. Apri la preparazione senza emettere e spiega perché ogni riga è proposta, esclusa o già fatturata.

Se pvcolaff o pvqaff non contiene righe, non vi è definita alcuna maggiorazione specifica per pratica. Individua separatamente la regola ordinaria datata prima di calcolare valore di vendita o margine.

Schermata Tempolia: preparazione da tempi e spese — La preparazione mostra quali righe approvate sono commercialmente eleggibili.

Budget dei tempi da confrontare con il tempo registrato — Il budget dei tempi fornisce il previsto da confrontare con la riga di 1 h 30.

6. Ritrovare le righe in fatturazione e nei report

Crea un report con data, persona, pratica, attività, durata, spesa e stati. Dettaglio e totale devono coincidere. Se divergono, confronta prima filtri, approvazione, fatturabilità e già fatturato. Conserva i filtri usati per poter ripetere il controllo.

La produttività misura attività operativa; la fatturazione segue regole commerciali. Le due letture possono differire legittimamente, ma la differenza deve essere spiegabile da dati e stati, non da supposizioni.

Laboratorio di riconciliazione

1. Inserisci o seleziona la tua riga tempo e ritrovala con filtri esatti.
Nel dettaglio compare una sola riga con data, collaboratore, pratica, attività, durata e stato scelti.
Se non è così, controlla società, data, pratica, attività e diritti.
2. Inserisci o rileggi importo, IVA, testo e allegato della tua spesa, poi riaprilo se autorizzato.
Il dettaglio mostra l'importo scelto con imponibile e IVA coerenti con la ricevuta; l'allegato si riapre e la regola di rifatturazione è identificabile.
Se non è così, confronta ricevuta, codice e lordo/netto.
3. Controlla completezza, approvazione, blocco e fatturabilità.
Chi inserisce e chi approva ritrovano la stessa riga, con le azioni previste dal proprio ruolo, senza passare dall’account amministratore.
Se non è così, isola inserimento, approvazione, blocco o configurazione.
4. Confronta budget, proposta e report senza emettere.
Per ciascuna riga puoi indicare quale stato, periodo e regola ne spiegano l’inclusione o l’esclusione dalla proposta e dal report.
Se non è così, allinea periodo e stati.

Per entrambe le righe sono chiari importo, stato, allegato e trattamento in fatturazione.

Errori da evitare

Descrizioni generiche.
Pratica sostitutiva perché quella corretta è invisibile.
Approvare totali senza righe eccezionali.
Allegato illeggibile.
Cambiare durata per correggere il valore.
Confondere rimborsabile, fatturabile e fatturato.

Visione d’insieme

Una registrazione chiara evita di ricostruirne il contesto al momento della fatturazione. Cliente, pratica, attività, data, durata o importo e descrizione devono essere corretti fin dall'inizio.

Se gli stessi errori si ripetono, rivedi i codici attività o spese e il flusso di approvazione. Correggerai la causa invece di modificare le righe una per una.

Controllare un’altra coppia tempo e spesa

Scegli un tempo e una spesa della stessa pratica e dello stesso periodo. Annota i valori di origine prima di aprire report o preparazione.

1. Prima di aprire Tempolia annota data, collaboratore, pratica, attività o codice spesa, durata o importo, IVA, fatturabilità e approvazione.
2. Passa da editor a dettaglio, approvazione e preparazione mantenendo i filtri. Indica se ogni riga è modificabile, approvata, fatturabile e già fatturata.
3. Analizza un problema: tempo assente, IVA errata, approvazione indisponibile o riga proposta due volte. Correggi la fonte solo in una base autorizzata e ripeti il controllo.
4. Chiudi tutte le schede e ripeti il percorso, verificando che ogni riga conservi lo stesso stato, valore e collegamento al documento sorgente.

Entrambe le righe si ritrovano con un motivo chiaro per l’inclusione, l’esclusione o il blocco.