Correggere una bozza di fattura o risolvere un blocco di fatturazione

Obiettivo. Diagnosticare e correggere una bozza di fattura o un blocco di fatturazione intervenendo sulla fonte appropriata, preservando la tracciabilità e utilizzando una nota di credito quando occorre rettificare un documento già emesso.

Durata stimata55 min

Cosa imparerai

Stabilire se il problema riguarda i dati di origine, la bozza, la configurazione o un rifiuto esterno.
Sapere quali elementi restano modificabili prima della convalida.
Scegliere la correzione adatta dopo l’emissione della fattura.

Percorso consigliato

Annotare il messaggio esatto, lo stato del documento, il cliente, la pratica e il metodo di preparazione.
Controllare dati di origine, codici vendita, IVA, identificativi del cliente, modello di fattura e blocchi del periodo.
Correggere la fonte o la bozza, rigenerare il documento e ripetere il controllo che aveva dato esito negativo.
Per una fattura emessa, utilizzare la nota di credito e il documento sostitutivo appropriati invece di eliminarla o sovrascriverla.

Prima di continuare

La correzione risolve la causa effettiva e non soltanto il sintomo visibile.
La fattura originale e tutti i documenti rettificativi restano tracciabili.
La fattura corretta supera gli stessi controlli commerciali, fiscali e di trasmissione previsti per una nuova fattura.

Prima di iniziare

Scegli nel tuo abbonamento una bozza da convalidare con uno scarto tra importo preparato e fonte commerciale. Identifica stato e fonte, correggi soltanto se autorizzato e controlla la bozza rigenerata senza emettere. Per esempio, una riga da 850 € contro un budget firmato da 900 € richiede di ricondurre alla fonte i 50 € di scarto.

Prerequisiti

Disponi nel tuo abbonamento di una bozza da convalidare, della fonte, del codice vendita e del codice IVA di un carattere. Se non puoi correggerla, svolgi una diagnosi in lettura; non modificare mai una fattura emessa.
Annota identificativo, periodo, importo iniziale e fonte.
Osserva soltanto una fattura storica per il caso dopo emissione.
Conserva insieme identificativo, stato, periodo, importo osservato, importo atteso e identificativo della fonte. Questi sei valori non devono cambiare durante la diagnosi.

Scansione — 55 min

5 min: descrivere l’anomalia.
10 min: stabilire stato e azioni.
10 min: risalire alla fonte.
10 min: correggere la fonte autorizzata e rigenerare la bozza scelta.
5 min: scegliere il percorso dopo emissione.
10 min: confrontare valori e identificativi prima e dopo.
5 min: ottenere una visione d’insieme.

Punto iniziale: separa sintomo, fonte e stato prima di correggere.

1. Congelare i fatti e classificare il documento

Controlla fatture da convalidare e giornale vendite: preparata, da convalidare, emessa, inviata, trasmessa, rifiutata, esportata o pagata. Registra messaggio, identificativo, società, cliente, pratica, periodo, importo e metodo.

Prima dell’emissione correggi fonte o bozza e rigenera. Dopo emissione conserva l’originale e usa nota di credito o documento rettificativo. Non cancellare per far sparire lo scarto.

Cerca lo stesso identificativo nelle fatture da convalidare e nel giornale vendite. Se compare soltanto nel primo elenco, la bozza è ancora modificabile; se compare nel giornale, è stata emessa e lo storico deve essere conservato.

Schermata Tempolia: fatture da convalidare — Le fatture da convalidare restano nello stadio modificabile.

Giornale vendite usato per classificare lo stato della fattura — Il giornale vendite è il controllo che distingue una bozza da un documento già emesso.

2. Trovare la fonte dello scarto

Parti dalla riga osservata nella bozza scelta e identifica se proviene da budget, tempo, spesa, quantità, abbonamento o inserimento manuale. Apri la fonte e confronta importo documentato, periodo, cliente e pratica. Controlla il codice vendita scelto, il suo codice IVA di un carattere e il modello solo se lo scarto riguarda testo, imposta o presentazione.

Parti dal campo errato: società o cliente per l’identità, pratica per il perimetro, fonte o tariffa per l’importo, codice vendita e IVA per l’imposta, modello per la presentazione, stati e periodo per l’eleggibilità. Modifica soltanto la fonte che spiega lo scarto.

Schermata Tempolia: budget sorgente — Il budget fornisce l’importo commerciale da confrontare.

Preparazione fatture con metodo e perimetro da ricontrollare — Dopo la correzione, rilancia la preparazione con lo stesso cliente, la stessa pratica e lo stesso periodo.

3. Correggere e ripetere lo stesso controllo

Se autorizzato, modifica la fonte dal valore osservato a quello documentato solo dopo aver verificato la base contrattuale. Rigenera con lo stesso perimetro. Confronta prima e dopo identificativo, importo, IVA e totale: il valore documentato deve comparire una sola volta, senza doppioni o fonti estranee.

Ripeti il controllo che aveva trovato l'errore, non soltanto il totale. Dopo la rigenerazione, controlla di nuovo fonte, importo, IVA, condizioni cliente e PDF. Controlla anche codice vendita scelto, codice IVA di un carattere, condizioni cliente e PDF.

4. Diagnosticare blocchi e rifiuti

Codice, IVA, identificativo cliente, indirizzo, modello o periodo possono bloccare. Leggi il messaggio e correggi la fonte; non aggirare il controllo con un codice estraneo. Per PA/eReporting verifica dati cliente e società.

Se lo storico PA è vuoto, non c’è ancora una trasmissione da verificare. Un rifiuto non annulla l’emissione. Conserva stato, ora e messaggio, correggi la causa e ritrasmetti con l’azione prevista, verificando una vera riga accettata.

Codici vendita usati per diagnosticare la riga bloccata — I codici vendita sono il punto di controllo per conto, descrizione e collegamento fiscale della riga.

Codici IVA usati per diagnosticare un blocco fiscale — I codici IVA permettono di controllare la regola fiscale indicata dal messaggio di blocco.

Scheda fatturazione cliente usata per correggere la fattura — La scheda fatturazione del cliente raccoglie destinatario, condizioni e dati da correggere prima della convalida.

Parametri cliente PA ed e-reporting usati per la diagnosi — La scheda PA ed eReporting contiene i prerequisiti di instradamento; lo stato dell'invio si controlla nello storico.

5. Dopo emissione preservare conto e storia

Valuta se l’errore riguarda identità, importo, IVA, pagamento o sola presentazione. Non modificare il documento emesso. Prepara nota di credito e, se necessario, nuova fattura con riferimenti e motivo.

Controlla pagamenti, movimenti ed export: una fattura può essere parzialmente pagata. Riconcilia originale, nota, sostituzione, pagamenti ed esportazioni e conserva l’autorizzazione.

Nella tabella dei pagamenti rileva modalità, data, importo, stato ed eventuale messaggio di rifiuto. Verifica poi il numero della fattura abbinata nel dettaglio o nei movimenti cliente.

Tabella dei pagamenti con un rifiuto SEPA — Usa la tabella dei pagamenti per controllare cliente, modalità, date, importi e testo del rifiuto.

Movimenti cliente usati per controllare saldo e pareggio — I movimenti cliente rendono visibili saldo ed effetto del pareggio prima di scegliere la procedura.

Mettere in pratica la correzione

1. Annota identificativo della bozza, stato, periodo, importo mostrato e importo previsto dal documento commerciale.
Lo scarto da correggere è chiaro.
Se l'importo atteso non è noto, fai confermare la regola di fatturazione prima di modificare.
2. Apri budget, tempo o spesa interessati, quindi codice vendita, codice IVA di un carattere e cliente.
Hai trovato la riga che spiega lo scarto e lasciato invariati gli altri parametri.
Se trovi più problemi, parti da quello che spiega l'importo.
3. Se autorizzato, correggi la fonte e ripeti la preparazione per lo stesso cliente, pratica e periodo.
La nuova bozza contiene una sola riga con importo, codice vendita e IVA corretti.
In caso di doppione, controlla periodo, stato già fatturato e fonti selezionate.
4. Per una fattura emessa non agire durante la formazione. Indica se occorre una nota di credito seguita, se necessario, da una nuova fattura, oppure una correzione dei dati prima di una nuova trasmissione.
Fattura originaria, pagamenti ed esportazioni restano invariati.
Fai approvare il trattamento contabile o fiscale prima dell'azione reale.

Scorciatoie pericolose

Correggere senza stato.
Modificare più fonti insieme.
Cancellare una fattura emessa.
Aggirare il blocco con codici errati.
Ignorare pagamento o export.
Scambiare storico vuoto per successo.

Visione d’insieme

Parti dallo stato del documento. Una bozza da convalidare può essere corretta alla fonte e preparata di nuovo. Una fattura emessa resta nello storico: la correzione passa normalmente da una nota di credito e, se necessario, da una nuova fattura.

Dopo la correzione, ripeti il controllo che aveva mostrato lo scarto e verifica conto cliente, pagamenti ed export quando sono coinvolti.

Applicare il percorso di correzione a un altro caso

Scegli una seconda anomalia e identifica lo stato del documento prima di decidere cosa può cambiare.

1. Prima di aprire Tempolia annota numero, stato, fonte, importo prima e dopo e traccia da conservare.
2. Per una bozza correggi la fonte e ricalcola. Per una fattura emessa usa nota di credito o sostituzione autorizzata. Per un rifiuto esterno correggi il dato e ritrasmetti nel flusso previsto.
3. Scegli un secondo sintomo ipotetico, per esempio IVA, cliente o stato, e individua il percorso consentito senza modificare dati.
4. Chiudi tutte le schede e ripeti il percorso, verificando che sintomo, fonte, correzione e nuovo risultato restino collegati.

Il confronto prima e dopo spiega causa, azione autorizzata e storico conservato.