Corregir un proyecto de factura o resolver un bloqueo de facturación

Objetivo. Diagnosticar y corregir un proyecto de factura o un bloqueo de facturación en la fuente adecuada, conservando la trazabilidad y utilizando un abono cuando deba rectificarse un documento ya emitido.

Duración estimada55 min

Qué aprenderá

Determinar si el problema procede de los datos de origen, del proyecto, de la configuración o de un rechazo externo.
Saber qué elementos siguen siendo modificables antes de la validación.
Elegir la corrección adecuada una vez emitida la factura.

Recorrido recomendado

Anotar el mensaje exacto, el estado del documento, el cliente, el asunto y el método de preparación.
Comprobar los datos de origen, códigos de venta, IVA, identificadores del cliente, modelo de factura y bloqueos de período.
Corregir la fuente o el proyecto, volver a generar el documento y repetir el control que había fallado.
Para una factura emitida, utilizar el abono y el documento de sustitución adecuados en lugar de eliminarla o sobrescribirla.

Antes de continuar

La corrección resuelve la causa y no únicamente el síntoma visible.
La factura original y todos los documentos rectificativos siguen siendo trazables.
La factura corregida supera los mismos controles comerciales, fiscales y de transmisión que una factura nueva.

Antes de empezar

Elija en su suscripción un proyecto por validar con una diferencia entre el importe preparado y la fuente comercial. Determine el estado y el origen, corrija solo si está autorizado y revise el proyecto regenerado sin emitir. Por ejemplo, una línea de 850 € frente a un presupuesto firmado de 900 € exige rastrear los 50 € de diferencia.

Requisitos

Disponga en su suscripción de un proyecto por validar, su fuente, el código de venta y el código IVA de un carácter. Si no puede corregirlo, diagnostique en modo de lectura; no modifique nunca una factura emitida.
Anote identificador, periodo, importe inicial y fuente.
Observe una factura histórica para la rama posterior a emisión, sin modificarla.
Conserve juntos identificador, estado, periodo, importe observado, importe esperado e identificador de origen. Esos seis valores no deben cambiar durante el diagnóstico.

Desarrollo — 55 min

5 min: describir anomalía.
10 min: determinar estado y acciones.
10 min: remontar a la fuente.
10 min: corregir la fuente autorizada y regenerar el proyecto elegido.
5 min: elegir circuito posterior a emisión.
10 min: comparar los valores antes y después de la corrección.
5 min: tomar perspectiva.

Punto inicial: separe síntoma, fuente y estado antes de corregir.

1. Congelar hechos y clasificar el documento

Revise pendientes de validar y diario: preparada, pendiente, emitida, enviada, transmitida, rechazada, exportada o cobrada. Registre mensaje, identificador, sociedad, cliente, asunto, periodo, importe y método.

Antes de emitir corrija fuente o proyecto y regenere. Después conserve original y use abono o documento rectificativo. No elimine para ocultar la desviación.

Busque el mismo identificador en las facturas pendientes y en el diario de ventas. Si aparece solo en la primera lista, el proyecto sigue editable; si aparece en el diario, ya se ha emitido y debe conservarse su historial.

Captura de Tempolia: facturas pendientes de validar — Las facturas por validar permanecen en la etapa modificable.

Diario de ventas usado para clasificar el estado de la factura — El diario de ventas permite distinguir un borrador de un documento que ya fue emitido.

2. Remontar del síntoma a la fuente

Parta de la línea observada en el proyecto elegido e identifique si procede de presupuesto, tiempo, gasto, cantidad, suscripción o entrada manual. Abra la fuente y compare importe documentado, periodo, cliente y asunto. Revise el código de venta elegido, su código IVA de un carácter y el modelo solo si la diferencia afecta al concepto, impuesto o presentación.

Parta del campo erróneo: sociedad o cliente para la identidad, asunto para el alcance, origen o tarifa para el importe, códigos de venta e IVA para el impuesto, plantilla para la presentación y estados o periodo para la elegibilidad. Cambie solo el origen que explica la diferencia.

Captura de Tempolia: presupuesto de origen — El presupuesto aporta el importe comercial que se debe comparar.

Preparación de facturas con método y alcance que deben revisarse — Tras la corrección, repita la preparación con el mismo cliente, asunto y periodo.

3. Corregir y repetir el mismo control

Si está autorizado, cambie la fuente del valor observado al documentado solo tras verificar el contrato. Regenere con el mismo alcance. Compare antes y después identificador, importe, IVA y total: el valor documentado debe aparecer una sola vez, sin duplicados ni fuentes ajenas.

Repita el control que descubrió el error, no solo el total. Después de regenerar, revise de nuevo el origen, el importe, el IVA, las condiciones del cliente y el PDF. Revise también el código de venta elegido, su código IVA de un carácter, las condiciones y el PDF.

4. Diagnosticar bloqueos y rechazos

Código, IVA, identificador, dirección, modelo o periodo pueden bloquear. Lea el mensaje y corrija la fuente; no eluda con código ajeno. Para PA/eReporting revise datos de cliente y sociedad.

Si el historial PA está vacío, todavía no hay una transmisión que revisar. Un rechazo no anula emisión. Conserve estado, hora y mensaje, corrija causa y retransmita por la acción admitida, verificando una fila aceptada real.

Códigos de venta usados para diagnosticar la línea bloqueada — Los códigos de venta son el control para cuenta, descripción y relación fiscal de la línea.

Códigos de IVA usados para diagnosticar un bloqueo fiscal — Los códigos de IVA permiten revisar la regla fiscal señalada por el mensaje de bloqueo.

Ficha de facturación del cliente usada para corregir la factura — La ficha de facturación reúne destinatario, condiciones y datos que deben corregirse antes de validar.

Parámetros de cliente PA y e-reporting usados para el diagnóstico — En la ficha del cliente, compruebe los datos de encaminamiento PA y eReporting.

5. Tras emisión preservar cuenta e historial

Determine si el error afecta identidad, importe, IVA, cobro o presentación. No edite el documento emitido. Prepare abono y, si procede, nueva factura con referencias y motivo.

Revise cobros, movimientos y exportación: puede estar parcialmente cobrada. Concilie original, abono, sustitución, cobros y exportaciones y conserve autorización.

En la tabla de cobros anote modo, fecha, importe, estado y cualquier mensaje de rechazo. Revise después el número de factura conciliada en el detalle o en los movimientos del cliente.

Tabla de cobros con un rechazo SEPA — Utilice la tabla de cobros para revisar cliente, modo, fechas, importes y texto del rechazo.

Movimientos del cliente usados para revisar saldo y conciliación — Los movimientos del cliente muestran saldo y efecto de la conciliación antes de elegir el procedimiento.

Poner en práctica la corrección

1. Anote identificador del proyecto, estado, periodo, importe mostrado e importe previsto en el documento comercial.
La diferencia que debe corregirse está clara.
Si no conoce el importe esperado, confirme la regla de facturación antes de cambiar nada.
2. Abra el presupuesto, tiempo o gasto correspondiente y después el código de venta, código IVA de un carácter y cliente.
Ha localizado la línea que explica la diferencia y no ha cambiado otros ajustes.
Si hay varios problemas, empiece por el que explica el importe.
3. Si está autorizado, corrija el origen y repita la preparación para el mismo cliente, asunto y periodo.
El nuevo proyecto contiene una sola línea con el importe, código de venta e IVA correctos.
Si se duplica, revise periodo, estado ya facturado y orígenes seleccionados.
4. Para una factura emitida, no actúe durante la formación. Indique si corresponde un abono seguido, cuando sea necesario, de una nueva factura, o una corrección de datos antes de otra transmisión.
La factura original, los cobros y las exportaciones no cambian.
Obtenga aprobación contable o fiscal antes de realizar la acción.

Atajos peligrosos

Corregir sin estado.
Modificar varias fuentes a la vez.
Eliminar factura emitida.
Eludir bloqueo con códigos erróneos.
Ignorar cobro o exportación.
Confundir historial vacío con éxito.

Tomar perspectiva

Empiece por el estado del documento. Un proyecto por validar puede corregirse en su origen y prepararse de nuevo. Una factura emitida permanece en el historial: la corrección suele hacerse con un abono y, cuando sea necesario, una nueva factura.

Después de corregir, repita la comprobación que mostró la diferencia y revise la cuenta del cliente, los cobros y la exportación cuando estén afectados.

Aplicar el recorrido de corrección a otro caso

Elija otra anomalía e identifique el estado del documento antes de decidir qué puede cambiar.

1. Antes de abrir Tempolia, anote número, estado, origen, importe anterior, importe corregido y traza que debe conservarse.
2. En un proyecto, corrija el origen y recalcule. Para una factura emitida use abono o sustitución autorizada. Ante un rechazo externo, corrija el dato y reenvíe por el circuito previsto.
3. Elija un segundo síntoma hipotético, como IVA, cliente o estado, e identifique el recorrido permitido sin modificar datos.
4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido, comprobando que el síntoma, el origen, la corrección y el nuevo resultado siguen vinculados.

El antes y el después explican la causa, la acción autorizada y el historial conservado.