Quelle préparation mener pour faire la configuration de base et pouvoir ensuite travailler ?
La réflexion sur le paramétrage initial de Tempolia doit porter en particulier sur :
- le choix des codes tâches, frais, et ventes : faites une liste des natures de tâches sur lesquelles travaillent les collaborateurs, la nature des frais saisis (kilomètres voiture, restaurant, ...), et des codes vente (à associer avec les comptes définis en comptabilité)
La facturation au temps passé utilise la notion de temps Exceptionnel, et des codes tâches facturables peuvent avoir cette option activée par défaut pour simplifier la saisie des temps passés. En outre, si certaines tâches doivent être facturées à partir des quantités, il faut prévoir de paramétrer en conséquence le code tâche correspondant. - l'utilisation des notions de groupe de collaborateurs, activités et familles de clients : vous pourrez mieux retrouver vos clients en les catégorisant par activité et par famille. Cette catégorisation est libre, vous définissez les listes comme vous le souhaitez
- le mode de codification des clients et des affaires : il est intéressant d'avoir des règles internes, d'utiliser des codifications identiques entre vos différents logiciels, ...
- le paramétrage des caractéristiques collaborateurs, clients et affaires : vous pouvez créer des caractéristiques personnalisées, qui sont des cases en base de données que vous pourrez utiliser par la suite librement
- les modes de facturation qui seront utilisés : au forfait, au temps passé, à la quantité
L'ordre dans lequel il faudra rentrer les données est le suivant :
- les sociétés, banques, groupes, familles, activités, fonctions, niveaux, car ces données vont servir pour créer des collaborateurs, des clients et des affaires,
- les collaborateurs avec éventuellement une adaptation des profils de droits,
- les clients et les affaires,
- les tâches facturables et non facturables pour pouvoir saisir des temps,
- les codes frais pour pouvoir sasir des frais,
- les codes ventes pour définir les budgets de facturation et pouvoir facturer.
Toutes les données dans Tempolia utilisant des codes pourront être recodifiées par la suite : une modification d'un élément en changeant son code a un impact automatique partout dans la base de données.
Le niveau d'un collaborateur est une information RH relatif à votre convention collective, ou une notion interne pour hiérarchiser vos collaborateurs. Les niveaux n'ont pas de rapport avec les profils de droits, qui sont des ensembles de droits d'accès aux diverses fonctionnalités en lecture, écriture et suppression.