Comment bien gérer ses encaissements et diminuer son encours client ?

Pour suivre vos encaissements, vous pouvez utiliser le rapport de balance âgée, disponible dans « Outils > Rapports / Editions > Balance âgée : encours et encaissements attendus ». Un texte d'aide sera présent pour vous expliquer comment l'utiliser. Une balance âgée est un outil comptable permettant de lister les factures à encaisser, en présentant le nombre de jours de retard de paiement.
Pour que la balance âgée prenne bien en compte les factures déjà payées, vous devez au préalable rentrer vos règlements et procéder à un lettrage.

Le lettrage consiste à faire une association entre des factures et des règlements, et éventuellement avec des écritures de régularisation qu'on appelle des OD = Opérations Diverses. Une OD permet par exemple de synchroniser les soldes avec la comptabilité, d'officialiser une perte sur un compte client, de régulariser des centimes de décalage entre le facturé et l'encaissé.
Le lettrage se fait sur la page « Facturation > Mouvements clients » avec le bouton de "Lettrage automatique" ou après sélection manuelle de certaines lignes avec le bouton "Lettrer / Délettrer".
Lorsqu'un lettrage est complet, c'est-à-dire lorsque la somme des mouvements lettrés ensemble est nulle, alors ces mouvements sont indiqués automatiquement comme "Soldés" ; cette information est ensuite par exemple visible sur la page de liste des factures. Si le lettrage n'est que partiel, alors les mouvements sont associés ensemble grâce au lettrage mais la somme est non nulle, et il faudra à l'avenir lettrer un nouveau mouvement de facture, d'avoir, de règlement ou d'opération diverses si on veut les solder.
Pour savoir comment saisir des règlements, vous pouvez consulter la réponse à la question suivante : Quelles sont les diverses manières de saisir des règlements ?

Pour relancer vos clients au sujet de factures impayées, vous pouvez :
- utiliser la fonctionnalité d'envoi de factures par email, dans « Facturation > Factures » en sélectionnant des lignes puis en cliquant sur le bouton "Envoyer la sélection par email"
- ou utiliser la fonctionnalité « Facturation > Relances clients » sur tout votre portefeuille clients ou juste certains clients, afin de générer des PDF ou des emails pour relancer vos clients qui ont un solde non nul à telle date.