Comment fonctionnent les lettres de mission dans Tempolia ?

La page « Evénements > Lettres de mission » permet de générer une lettre de mission pour un client sur la base d'un modèle de document. Un modèle est typiquement une lettre de mission, une offre de service ou un contrat. Vous pouvez préparer autant de modèles que vous souhaitez selon vos besoins.
Il contient des tags, équivalents de champs de publipostage sur Word, tels que la raison sociale, l'adresse, le nom du dirigeant, un tableau des montants budgétés pour la première année, un tableau des échéances. Ces tags seront remplacés dans le modèle par les valeurs issues de la fiche client et des budgets et échéances rattachées au client, et notamment des caractéristiques paramétrables que vous pouvez personnaliser pour contenir toutes les informations que vous souhaitez capitaliser au niveau de vos clients dans la logique de CRM.

Deux modes de fonctionnement existent pour gérer vos modèles et générer ensuite vos lettres de mission pour un client :

• Solution 1 : vous éditez votre modèle sous la forme d'un texte HTML dans « Configuration > Modèles d'emails / lettres de mission ». Vous pourrez alors générer la version personnalisée pour un client sous forme de HTML pour en faire un copier / coller sur Word et en finaliser la mise en forme. Vous pouvez aussi générer un PDF directement, auquel cas le document n'est plus modifiable ce qui est moins flexible que les autres solutions.
• Solution 2 : vous préparez votre modèle sous Word, avec votre logo, votre entête et votre pied de page, votre police, et le mettez sur Tempolia via « Outils > Gestion des fichiers du serveur ». La génération de la lettre de mission pour un client vous permet de télécharger un document Word complété, pour pouvoir le passer en revue et le modifier dans Word si nécessaire. Cette approche garde entièrement la mise en page que vous avez faite pour votre modèle Word. Cette solution permet de gagner un temps important tout en conservant une liberté totale sur la rédaction et la présentation de vos engagements contractuels.

Optionnellement, Tempolia dispose d'un accord avec JeSignExpert pour permettre l'envoi et la signature électronique de vos lettres de mission : vous pouvez aller dans « Outils > Signature électronique » pour soumettre votre document finalisé, et le faire signer par votre client.