Comment puis-je automatiser ma facturation ?

Sur la page de « Facturation > Préparation des factures », vous avez une section de factures calculées, qui vous permet de facturer automatiquement :

• Des prestations forfaitaires grâce aux budgets de facturation.
  Vous pouvez programmer vos budgets en les indiquant comme "A facturer" pour qu'ils soient récupérés en tant que budgets "automatiques". Par ailleurs, quand vous récupérez votre budget pour le facturer en indiquant "Avec", vous sélectionnez vos budgets relatifs au mois courant correspondant à la date de facturation choisie en haut à gauche du formulaire, soit sur les mois courants et antérieurs.
  Lors de la facturation de ces budgets, Tempolia vérifie que les budgets ne sont pas déjà Facturés, et vient cocher la case Facturé de chaque budget (et si plus tard vous supprimez le projet de facture, la case Facturé sera décochée automatiquement). Le libellé des lignes de facturation proviendra en priorité d'un éventuel libellé non vide associé aux lignes de budget, ou à défaut d'un éventuel libellé de code vente par affaire, ou sinon du libellé du code vente. Chacun de ces libellé peut éventuellement contenir des tags qui sont remplacés par des valeurs liées au contexte de la facture (par exemple le mois ou le trimestre concerné).

• Des temps Exceptionnels au temps passé, des temps Exceptionnels à la quantité, et des frais Exceptionnels.
  Il existe un niveau d'abstraction différent entre les temps et frais d'une part, et les lignes de facture d'autre part, de sorte que le détail ne constitue pas la structure de la facture, mais une simple information complémentaire.
  La préparation de factures va agréger ces temps et frais sur 3 codes ventes distincts, qui vont constituer les lignes de la facture, et on génère ou non le détail des lignes de temps ou frais refacturées, qui va pouvoir être présenté sous les libellés des codes ventes ou en annexe.
  La définition de ces 3 codes ventes se fait dans les affaires, onglet Facturation. Lors de la création d'une affaire, ces codes sont préremplis avec les 3 codes ventes indiqués dans la fiche société.
  Des correspondances spécifiques entre les codes tâches et les codes ventes peuvent être définies dans « Configuration > Options Générales », onglet « Divers » : "Pour la facture des temps au temps passé ou à la quantité, il est possible de définir une correspondance entre tâches facturables et codes vente pour refacturer sur des codes vente autres que celui défini dans l'onglet Facturation de l'affaire. Ces correspondances est au format : 'TAC_FACT1' => 'CODE_VENTE1', 'TAC_FACT2' => 'CODE_VENTE2', etc."
  Par ailleurs, des débours (au sens strict du terme, à savoir des montants réglés par un cabinet pour le compte du client, et dont la TVA sera à gérer par la comptabilité du client) peuvent être facturés séparément des autres frais : les codes frais commençant par "DEB" sont systématiquement refacturés vers le code vente "DEBXX" si il existe. Ce code vente peut donc être créé avec un code TVA à 0%, de sorte que les débours seront saisis en TTC avec 0% de TVA récupérable par le cabinet, et refacturés au même montant TTC par le cabinet sans intervention sur le montant.

NB : Les factures préparées sont visibles sur la page « Facturation > Factures à valider » et ne sont pas encore émises officiellement, il faut les passer dans le journal des ventes pour qu'elle obtiennent leur numéro et ne soient plus de simples projets.