Registrar, controlar y utilizar los tiempos y gastos

Objetivo. Registrar correctamente los tiempos y gastos, aprobarlos mediante el flujo previsto y reutilizar los datos validados para la facturación, el análisis de productividad y los informes de rentabilidad.

Duración estimada1 h 10

Qué aprenderá

Registrar tiempos y gastos en el cliente, asunto y código de actividad correctos.
Comprender la aprobación, el carácter facturable y el circuito de los justificantes.
Utilizar el detalle en la facturación y los informes de gestión sin perder trazabilidad.

Recorrido recomendado

Seleccionar la fecha, el colaborador, el cliente, el asunto y el código de tarea o gasto antes de introducir los valores.
Añadir una descripción precisa y adjuntar el justificante requerido para cada gasto.
Revisar los registros incompletos, incoherentes o excepcionales antes de aprobarlos.
Conciliar los registros aprobados con los presupuestos, la preparación de facturas y los informes de actividad.

Antes de continuar

La duración, la cantidad, el importe, el impuesto y el carácter facturable son coherentes.
Los justificantes y las descripciones permiten controlar y reembolsar el gasto.
Siempre que sea posible, las correcciones se realizan antes de facturar y siguen siendo trazables.

Antes de empezar

Elija en su suscripción un colaborador, un asunto abierto, una tarea facturable y un gasto con justificante. Registre o relea una línea de tiempo y un gasto y siga su efecto en presupuesto y preparación. Por ejemplo, puede controlar 1 h 30 de trabajo y un gasto de 48 € brutos en la misma fecha.

Requisitos

Disponga en su suscripción de un colaborador, un asunto abierto, una tarea facturable y un código de gasto con adjunto. Guarde solo si está autorizado a modificar esos registros.
Prepare recibo ficticio sin datos personales y determine antes el tratamiento IVA.
Si hay aprobación, use la cuenta de quien registra y la de quien aprueba, sin cambiar ajustes.
Antes de registrar anote fecha, colaborador, asunto, tarea o código de gasto, duración o importe y estado esperado. Tras guardar de forma autorizada, localice esos valores exactos; si no, controle dos líneas existentes.

Desarrollo — 1 h 10

5 min: preparar las dos líneas.
10 min: registrar y releer tiempo.
10 min: revisar integridad y aprobación.
10 min: registrar gasto, IVA y adjunto.
10 min: comparar modos y controles.
10 min: revisar presupuesto y valoración.
10 min: conciliar y diagnosticar.
5 min: tomar perspectiva.

Punto inicial: antes de guardar, revise fecha, persona, asunto, naturaleza, cantidad, descripción y facturabilidad.

1. Registrar un tiempo comprensible

Abra Detalle de tiempos y cree o abra una línea autorizada con su fecha, colaborador, cliente, asunto, tarea y duración. Use una descripción concreta como “revisión de apuntes bancarios y preparación de preguntas al cliente”, sin detalles internos innecesarios.

Revise antes de guardar. Cliente sin asunto, tarea genérica, fecha errónea o texto vago dificultan control y factura. Si el asunto elegido no aparece, revise estado, derechos y fechas; no elija otro asunto para continuar.

Captura de Tempolia: editor de tiempo asunto elegido — El editor muestra todos los campos necesarios para un tiempo utilizable.

Detalle de tiempos con la línea asunto elegido que debe revisarse — Filtre el detalle por fecha, asunto, tarea y colaborador y revise duración y estado.

2. Revisar integridad, aprobación y bloqueo

Compare la hoja mensual con el tiempo esperado. La integridad no prueba exactitud, pero revela días ausentes y cantidades anómalas. Revise el estado de aprobación y el alcance de quien aprueba: ambos roles deben ver la misma línea con las acciones que les corresponden.

Observe un periodo abierto y otro bloqueado sin forzar cambios. La línea cerrada debe seguir legible y protegida. Si desaparece, revise filtros y derechos; si se edita, revise fecha límite, sociedad y perfil. Tras facturar, las correcciones siguen el circuito autorizado.

Captura de Tempolia: hoja mensual de tiempos — La hoja mensual revela días ausentes y totales incoherentes.

Opciones Tempolia para los controles de tiempos — Las opciones de tiempos hacen visibles los controles generales aplicados a la integridad de los registros.

Opciones de aprobación y bloqueo de tiempos — Las opciones de aprobación y bloqueo definen quién puede validar o modificar un período.

3. Aplicar tareas y facturabilidad estables

La tarea elegida debe estar activa, ser facturable y vincularse a la regla comercial. Las tareas no facturables registran formación o administración sin llegar a factura. No cambie el estado solo para mostrar u ocultar una línea; determine su naturaleza.

Revise tarea, colaboradores autorizados, precio y código de venta. Es referencia compartida: un cambio afecta muchos asuntos. Inhabilite códigos obsoletos para nuevas entradas en vez de renombrarlos con otro significado.

Referencia de tareas facturables — La referencia de tareas facturables permite comprobar que la tarea elegida pueda alimentar la facturación.

Referencia de tareas no facturables — Las tareas no facturables siguen disponibles para trabajo interno sin proponerse en factura.

4. Registrar el gasto con justificante y tratamiento de IVA

Cree o relea un gasto justificado para el colaborador y el asunto elegidos. Para un cálculo guiado, tome un recibo de 48 € brutos; con sus propios datos conserve el importe y el tratamiento IVA reales. Seleccione el código y añada descripción y adjunto sin datos personales innecesarios. Distinga reembolso al empleado, tratamiento contable y refacturación: son decisiones diferentes.

Reabra el adjunto y compruebe que es legible y está vinculado al gasto. El importe y el IVA deben coincidir con el recibo y la regla de refacturación debe quedar clara. Ante diferencias vuelva al recibo y al código; no cuadre campos por tanteo.

Captura de Tempolia: detalle de gasto con justificante — El detalle reúne importe, IVA, justificante y estado.

Referencia de códigos de gasto y sus reglas — Los códigos de gasto definen las reglas aplicadas al justificante, al IVA y a la refacturación.

5. Conciliar presupuesto, valor y factura

Compare la duración y el importe elegidos con los presupuestos y la agenda, manteniendo periodo, tarea, persona y asunto. La desviación puede ser trabajo extra, previsión ausente o error; no es automáticamente una falta.

Duración y gasto son hechos; coste y precio son derivados. Si el valor es erróneo, corrija la regla fechada, no la duración. Abra preparación sin emitir y explique por qué cada línea se propone, excluye o ya está facturada.

Que pvcolaff o pvqaff esté vacío solo indica que no hay una sobrecarga específica visible; no informa de la tarifa general ni del margen: identifique por separado la regla ordinaria y su vigencia.

Captura de Tempolia: preparación desde tiempos y gastos — La preparación muestra qué líneas aprobadas son comercialmente elegibles.

Presupuesto de tiempos que debe compararse con el tiempo registrado — El presupuesto de tiempos aporta la previsión que debe compararse con la línea de 1 h 30.

6. Encontrar las líneas en facturación e informes

Cree un informe con fecha, persona, asunto, tarea, duración, gasto y estados. Detalle y total deben coincidir. Si divergen, compare filtros, aprobación, facturabilidad y ya facturado. Conserve los filtros utilizados para poder repetir el control.

Productividad mide actividad y facturación sigue reglas comerciales. Pueden diferir legítimamente, pero la diferencia debe explicarse con datos y estados, no con suposiciones.

Taller de conciliación

1. Registre o seleccione su línea de tiempo y encuéntrela con filtros exactos.
En el detalle aparece una sola línea con la fecha, el colaborador, el asunto, la tarea, la duración y el estado elegidos.
Si no es así, revise sociedad, fecha, asunto, tarea y derechos.
2. Registre o relea importe, IVA, texto y adjunto de su gasto y reábralo si está autorizado.
El detalle muestra el importe elegido con base e IVA coherentes con el recibo; el adjunto vuelve a abrirse y la regla de refacturación queda identificada.
Si no es así, compare recibo, código y bruto/neto.
3. Revise integridad, aprobación, bloqueo y facturabilidad.
La persona que registra y quien aprueba recuperan la misma línea, con las acciones previstas para cada rol, sin pasar por la cuenta administradora.
Si no es así, aísle el registro, la aprobación, el bloqueo o los ajustes.
4. Compare presupuesto, propuesta e informe sin emitir.
Para cada línea puede indicar qué estado, periodo y regla explican su inclusión o exclusión del proyecto y del informe.
Si no es así, alinee periodo y estados.

En ambas líneas quedan claros el importe, el estado, el justificante y el tratamiento en facturación.

Errores que evitar

Descripciones genéricas.
Asunto sustituto porque el correcto no se ve.
Aprobar totales sin revisar excepciones.
Adjunto ilegible.
Cambiar duración para arreglar valoración.
Confundir reembolsable, facturable y facturado.

Tomar perspectiva

Un registro claro evita reconstruir su contexto al facturar. Cliente, asunto, tarea, fecha, duración o importe y descripción deben ser correctos desde el principio.

Si se repiten los mismos errores, revise los códigos de tarea o gasto y el circuito de aprobación. Así corregirá la causa en lugar de modificar líneas una por una.

Controlar otro par de tiempo y gasto

Elija una línea de tiempo y un gasto del mismo asunto y periodo. Anote sus valores antes de abrir un informe o la preparación.

1. Antes de abrir Tempolia, anote fecha, colaborador, asunto, tarea o código de gasto, duración o importe, IVA, estado facturable y aprobación.
2. Pase del editor al detalle, la aprobación y la preparación sin cambiar filtros. Indique si cada línea es editable, aprobada, facturable y ya facturada.
3. Investigue un problema: tiempo ausente, IVA incorrecto, aprobación no disponible o línea propuesta dos veces. Corrija el origen solo con autorización en su suscripción y repita el control.
4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido, comprobando ambas líneas con los mismos filtros.

Ambas líneas vuelven a encontrarse, con un motivo claro para su inclusión, exclusión o bloqueo.