Saisir, contrôler et exploiter les temps et frais
Objectif. Saisir les temps et frais de façon exploitable, les contrôler, les approuver puis les utiliser pour budget, facturation, analyse et rentabilité.
Comprendre le principe
Une ligne de temps ou de frais est une preuve de travail ou de dépense. Elle doit être assez précise pour être contrôlée, comprise par le client si nécessaire, valorisée et éventuellement facturée.
La qualité des saisies conditionne les budgets consommés, les marges, les frais refacturés et les rapports.
Ce que vous saurez faire
- Saisir un temps avec les bons champs.
- Contrôler et approuver les lignes.
- Saisir les frais avec justificatif et TVA.
- Exploiter temps et frais dans les budgets, factures et rapports.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Saisir une ligne de temps
Chemin : Temps / Frais > Détail des temps passés.
La saisie unitaire permet de renseigner date, collaborateur, client, affaire, tâche, durée, libellé et statut.
Le libellé doit être utile : il explique ce qui a été fait sans exposer d'informations internes inutiles.
- Date : 24/06/2026.
- Collaborateur : ACA.
- Client / affaire : AGAPE SAS - AGAPE 2026-12.
- Tâche : REVISION.
- Durée : 1 h 30.
- Libellé : contrôle des écritures de banque et préparation des points à demander au client.
2Contrôler la saisie mensuelle
Chemin : Temps / Frais > Temps passés par mois.
La feuille mensuelle aide à repérer les manques, doublons, journées incohérentes ou tâches inhabituelles.
Le contrôle se fait avant exploitation, surtout si les temps alimentent la facturation ou le pilotage.
3Contrôler approbation et verrouillage
Chemin : Temps / Frais > Approuver tous les temps et Configuration > Options Générales.
Avant d'exploiter les temps, vérifiez les lignes à contrôler, les règles d'approbation et les verrouillages de période.
Ces réglages évitent qu'une ligne utilisée en budget, rapport ou facture soit modifiée trop tard.
4Stabiliser les tâches de saisie
Chemin : Configuration > Codes tâches facturables et Configuration > Codes tâches non facturables.
Les tâches structurent la saisie et la rendent exploitable dans les rapports, les budgets et la facturation.
Séparez clairement production facturable, activité interne, absence et temps non refacturable.
5Saisir et justifier les frais
Chemin : Temps / Frais > Détail des frais engagés et Configuration > Codes frais.
Chaque frais doit porter date, collaborateur, client ou affaire, nature de frais, montant, TVA, statut de remboursement et justificatif si nécessaire.
Distinguez frais internes, débours, frais refacturables et frais non refacturables.
- Date : 25/06/2026.
- Collaborateur : AFA.
- Client / affaire : AGAPE SAS - AGAPE 2026-12.
- Code frais : DEPL ou KM selon le paramétrage.
- Montant : 18,90 € TTC, ou 42 km si le code est kilométrique.
- Justificatif : ticket ou note jointe, avec commentaire utile pour le contrôle.
6Comparer au budget et au plan de charge
Chemin : Temps / Frais > Détail des temps budgétés, Clients / Affaires > Budgets par affaire et par client et Temps / Frais > Agenda prévisionnel.
Les temps et frais saisis consomment les budgets et alimentent la lecture du reste à faire.
Le plan de charge permet de comparer ce qui était prévu et ce qui est réellement consommé.
7Valoriser collaborateurs et tâches
Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs, Collaborateurs > Historique des taux et rémunérations, Collaborateurs > Prix de vente collaborateur / affaire et Collaborateurs > Prix de vente des tâches / affaire.
Les coûts, prix de vente et prix à la quantité expliquent la valorisation des lignes et les marges.
Contrôlez ces référentiels avant d'interpréter un rapport de rentabilité.
8Exploiter en facturation
Chemin : Facturation > Préparation de factures et Facturation > Factures à valider.
Les temps et frais peuvent remonter dans les factures selon leur statut, tâche, code vente, affaire et règles de préparation.
Avant validation, relisez ce qui est repris, regroupé, détaillé ou laissé à facturer plus tard.
9Analyser l'activité
Chemin : Outils > Rapports / Editions et Outils > Tableaux croisés dynamiques.
Les rapports exploitent les mêmes lignes : activité collaborateur, temps facturables, frais, marge, reste à faire et contrôle de saisie.
Un rapport fiable dépend d'une saisie fiable.
Saisir, dupliquer et contrôler : procédure web complète
- Choisissez l’écran adapté : nouvelle ligne de temps pour une saisie précise, ou la feuille mensuelle pour une série homogène.
- Renseignez date, collaborateur, client ou tâche non facturable, affaire, tâche, libellé et durée. Si la quantité est activée, ne la confondez pas avec le temps : elle sert aux tâches facturées à l’unité.
- Pour une série récurrente, utilisez la création répétitive ou les actions du tableau. Pour corriger plusieurs lignes, filtrez d’abord un périmètre étroit, sélectionnez les lignes puis utilisez l’action de modification ou de réaffectation autorisée. Les anciennes touches Insert et fenêtres de saisie déléguée Windows ne font pas partie du parcours web.
- Relisez le détail des temps : les colonnes Exceptionnel, Facturé, prix de revient, prix de vente et quantité ne sont visibles que si vos droits les autorisent.
- Saisissez ensuite les frais avec nature, montant, TVA, client, affaire, commentaire et justificatif. Distinguez dépense remboursable, débours et frais refacturable selon les codes configurés.
- Faites approuver les lignes puis verrouillez la période seulement après correction. Une ligne déjà facturée reste une donnée historique et ne doit pas être réécrite pour améliorer un rapport.
Planification, seuils et contrôle d’activité
L’agenda et les temps budgétés montrent la charge prévue ; les temps passés montrent le réalisé. Comparez-les par collaborateur et par période. Les seuils horaires et rappels éventuels dépendent des options et de la fiche collaborateur : s’ils sont activés, traitez l’alerte puis contrôlez le rapport d’activité, sans modifier artificiellement les heures pour faire disparaître l’écart.
La valorisation peut combiner coût du collaborateur, prix de vente collaborateur/affaire, prix de tâche et prix à la quantité. En cas de montant inattendu, revenez à ces référentiels et à leur période d’effet avant de corriger la ligne.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Vérifier client, affaire, tâche, date et durée.
- Contrôler les justificatifs et la TVA des frais.
- Approuver ou verrouiller les périodes contrôlées.
- Comparer les lignes saisies avec budget, facture et rapport.
Mise en pratique
Saisissez une ligne de temps et une ligne de frais sur la même affaire. Contrôlez-les, vérifiez leur budget, puis regardez si elles sont proposées en facturation.
Erreurs à éviter
- Utiliser une tâche générique pour tout.
- Saisir sur le mauvais client ou la mauvaise affaire.
- Laisser des frais sans justificatif exploitable.
- Analyser les marges avant d'avoir contrôlé les coûts et prix.
Le saviez-vous ?
La bonne saisie n'est pas plus longue : elle évite surtout une correction au moment de facturer ou d'expliquer un rapport.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais saisir des temps et frais exploitables.
- Je sais contrôler les lignes avant facturation ou analyse.
- Je sais relier temps, frais, budgets, factures et rapports.
Approfondissement métier
Facturable ou non
Le statut facturable ne suffit pas toujours : tâche, affaire, code vente et règles de préparation peuvent aussi conditionner la reprise en facture.
Contrôle d'activité
Les contrôles portent autant sur les absences de saisie que sur les lignes saisies : incohérences, doublons, durées extrêmes, tâches inattendues.
Frais
Un frais peut avoir un prix de revient, un prix de vente, une TVA, un justificatif et une règle de remboursement. Ces dimensions doivent rester distinctes.