Quelle différence entre production valorisée, stock d’exceptionnels, FAE et créances clients ?

Ces notions correspondent à des étapes et à des règles de valorisation différentes. Les rapprocher permet d’expliquer le cycle de facturation ; les considérer comme synonymes crée des doubles comptes et de faux écarts.

Le fil de gestion suivi dans Tempolia

Le chemin général est : budget → temps et frais réalisés → production valorisée → éléments à facturer → préfacture → facture émise → créance non échue ou échue → règlement enregistré et lettré.

• Temps et frais réalisés : données effectivement saisies sur le client, l’affaire et la période. Un réalisé n’est pas automatiquement facturable.
• Production valorisée : valeur commerciale obtenue en appliquant aux temps et frais réalisés les prix de vente ou règles prévus. C’est une valeur de pilotage, pas automatiquement du chiffre d’affaires comptabilisé.
• Stock d’exceptionnels à facturer : sous-ensemble opérationnel des temps et frais marqués « Exceptionnels » qui ne figurent pas encore dans une facture émise. C’est ce périmètre précis qui alimente le vieillissement avant facture du tableau de bord.
• Préfacture : projet de facture préparé mais pas encore émis. Tempolia l’isole du stock d’exceptionnels pour éviter de compter deux fois les mêmes éléments.
• Créance client : montant dû après émission ou comptabilisation de la facture, présenté TTC dans le suivi des soldes et de la balance âgée.

Le boni-mali explique un écart de facturation

Dans Tempolia, le boni-mali rapproche les honoraires facturés HT de la valorisation commerciale des temps et frais réalisés. Il explique la différence entre valeur théorique et montant facturé. Il ne mesure ni la marge économique, qui utilise les coûts, ni l’encaissement, qui dépend des règlements.

La formule est boni / mali = facturation émise HT − production commerciale valorisée. Par conséquent, si le stock d’exceptionnels est facturé à la valeur affichée : boni / mali actuel + stock d’exceptionnels = boni / mali après régularisation. Dans le tableau de bord, la position actuelle peut aussi être exprimée en jours de budget annuel de facturation et en jours de facturation observée sur les 12 derniers mois.

La FAQ consacrée au boni-mali, aux FAE et aux PCA présente les contrôles par client et par affaire.

FAE et en-cours comptable répondent à d’autres règles

• FAE — facture à établir, compte 4181 : produit rattaché à la période alors que la facture n’est pas encore établie. Toute ligne de temps ouverte ou toute mission inachevée ne devient pas automatiquement une FAE.
• En-cours de production de services, comptes 34/345 : notion comptable généralement valorisée au coût de production. Elle ne doit pas être assimilée sans rapprochement à une production Tempolia valorisée au prix de vente.
• PCA ou avance client : ressource reçue ou produit facturé avant la période à laquelle la prestation se rattache. Elle peut réduire le besoin de financement, mais ne figure pas dans le stock d’exceptionnels.

Construire un rapprochement contrôlable

Pour chaque indicateur, documentez la date, le périmètre client et société, la base HT ou TTC, la valorisation au coût ou au prix de vente et l’inclusion éventuelle des FAE, acomptes, avoirs et abandons. Ne cherchez pas à faire coïncider automatiquement production valorisée, stock d’exceptionnels, comptes 345 et 4181.

Pour vérifier les données opérationnelles, utilisez les rapports « Temps exceptionnels en attente de facturation », « Frais exceptionnels en attente de facturation », « Synthèse des réalisations par affaire » et « Balance âgée ». Les principes de sélection et de sauvegarde d’un rapport sont détaillés dans la FAQ sur les rapports et éditions.