Construire et exploiter les budgets
Objectif. Utiliser les budgets comme outil de pilotage : prévoir la charge, anticiper la facturation, comparer au réalisé, détecter les écarts et préparer les factures sans ressaisie inutile.
Comprendre le principe
Un budget n'est pas seulement un montant. Il décrit une prévision de temps, de frais, de facturation et parfois de charge par période.
Le pilotage consiste à comparer cette prévision au réalisé puis à comprendre les écarts avant de facturer ou de réviser le planning.
Ce que vous saurez faire
- Construire un budget par affaire.
- Planifier temps, frais et facturation.
- Utiliser le plan de charge et la reconduction.
- Comparer budget, réalisé, facture et marge.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Lire le budget d'une affaire
Chemin : Clients / Affaires > Budgets par affaire et par client.
Ouvrez le budget au niveau de l'affaire. Repérez les onglets temps, frais et facturation.
Le budget doit être relié au client, à l'affaire, à l'activité et aux responsables ; sinon les rapports seront difficiles à interpréter.
2Construire le plan de facturation
Chemin : Facturation > Budgets de facturation par mois.
Les budgets de facturation organisent honoraires, montants attendus, échéances et facture à venir.
La vue par mois aide à contrôler la charge de facturation avant émission : ce qui est automatique, conditionné ou à relire.
- Client / affaire : AGAPE SAS - AGAPE 2026-12.
- Mois : 06/2026.
- Code vente : HONO.
- Libellé : Honoraires mensuels de tenue et révision.
- Montant HT : 850,00 €.
- TVA : 20 %, avec échéance à 30 jours.
3Prévoir la charge de travail
Chemin : Temps / Frais > Détail des temps budgétés et Temps / Frais > Agenda prévisionnel.
Le budget de temps donne les charges prévues par collaborateur, tâche, affaire et période.
L'agenda prévisionnel rend les charges visibles dans le temps et permet d'anticiper les surcharges ou disponibilités.
- Affaire : AGAPE 2026-12.
- Collaborateur : ACA.
- Tâche : REVISION.
- Période : semaine du 22/06/2026.
- Temps prévu : 4 h.
- Commentaire : revue des comptes de banque et préparation des points client.
4Reconduire sans recopier les erreurs
Chemin : Clients / Affaires > Reconduction de budgets.
La reconduction accélère la création des budgets récurrents, mais elle doit être relue.
Contrôlez périmètre, exercice, clients, affaires, montants, tâches et collaborateurs avant de valider.
- Périmètre source : budgets 2025 des affaires ouvertes.
- Périmètre destination : exercice 2026.
- Décalage : +12 mois.
- Montants : reprendre les honoraires, puis appliquer une hausse seulement après validation métier.
- Contrôle : exclure les affaires terminées et relire les nouveaux responsables.
5Valoriser correctement les temps
Chemin : Collaborateurs > Prix de vente collaborateur / affaire et Collaborateurs > Prix de vente des tâches / affaire.
Les prix de vente, coûts et tâches à la quantité expliquent la valorisation des temps et la marge.
Un budget peut sembler juste en heures mais faux en montant si les prix ne sont pas cohérents.
6Comparer avec le réalisé
Chemin : Temps / Frais > Détail des temps passés et Temps / Frais > Détail des frais engagés.
Le réalisé se lit dans les temps et frais. Comparez date, tâche, collaborateur, libellé, montant et statut facturable.
Les écarts utiles ne sont pas seulement des montants : ils révèlent un changement de périmètre, de méthode ou de charge.
7Préparer la facture depuis le budget
Chemin : Facturation > Préparation de factures, puis Facturation > Factures à valider.
La préparation peut reprendre budgets, temps et frais. Relisez les lignes proposées avant validation.
Après validation, la facture rejoint le journal des ventes et permet de vérifier que le budget a bien été consommé ou marqué facturé.
8Replacer le budget dans le dossier
Chemin : Facturation > Devis, Événements > Lettres de mission, Événements > Évènements réalisés et à venir et Clients / Affaires > Affaires.
Le budget doit rester cohérent avec le devis, la lettre de mission, les événements et l'affaire.
Cette étape permet de vérifier que la prévision correspond bien au périmètre contractuel et opérationnel du dossier.
9Analyser les ressources et les écarts
Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs, Outils > Rapports / Editions et Outils > Tableaux croisés dynamiques.
Les collaborateurs, rapports et tableaux croisés permettent de transformer le budget en analyse : charge prévue, réalisé, facturé, marge et reste à faire.
Le but n'est pas d'empiler les états, mais de retrouver l'écart utile et l'action à décider.
Choisir le bon budget et le construire sans ambiguïté
Temps, frais et facturation ne répondent pas à la même question
- Le budget de temps prévoit une charge par mois, affaire, tâche et collaborateur ; il sert au plan de charge et à la comparaison avec le réalisé.
- Le budget de frais prévoit une nature de dépense, une quantité ou unité, un prix et une période ; il sert à anticiper le coût et, selon le paramétrage, la refacturation.
- Le budget de facturation prévoit le chiffre d’affaires. Une ligne peut servir seulement à la prévision ou être marquée pour récupération automatique dans la préparation des factures. Ne cochez l’automatisme que si la date, le code vente, le montant, la TVA et le libellé sont prêts à devenir une facture.
Procédure de création et de contrôle
- Partez du budget de l’affaire et contrôlez le périmètre contractuel : client, affaire, exercice et société.
- Répartissez la charge et le chiffre d’affaires dans l’ordre chronologique. Pour un dossier annuel, relisez l’horizon complet, notamment les douze mois, au lieu de juger un seul mois.
- Utilisez la création répétitive ou les actions de masse pour les lignes homogènes, puis corrigez les exceptions dossier par dossier.
- Dans l’agenda prévisionnel, vérifiez les surcharges et les périodes vides ; l’agenda est une vue de planification, pas une saisie de temps réalisé.
- Comparez ensuite budget, réalisé et facturé avec exactement les mêmes dates, sociétés, affaires et collaborateurs.
Reconduire avec contrôle des doublons
Dans Reconduction de budgets, sélectionnez séparément la période source et la destination. Décidez si vous conservez les montants, reprenez le dernier montant du code vente ou appliquez une augmentation et un arrondi. Lisez la liste des doublons détectés avant toute action : une ligne existante pour le même client, la même affaire et le même mois peut rendre la reconduction incorrecte même si son code diffère.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Comparer budget, réalisé et facturé sur la même période.
- Vérifier l'affaire, le collaborateur, la tâche et l'activité des lignes budgétées.
- Relire les budgets reconduits avant de les exploiter.
- Contrôler que les prix et coûts utilisés correspondent à la période.
Mise en pratique
Prenez une affaire récurrente. Reconduisez le budget, ajustez la charge, préparez une facture puis vérifiez l'écart dans un rapport.
Erreurs à éviter
- Reprendre un budget ancien sans relire le périmètre.
- Comparer des périodes différentes entre budget et réalisé.
- Confondre charge prévue et temps réellement saisi.
- Facturer depuis un budget sans contrôler les lignes proposées.
Le saviez-vous ?
Un budget utile est vivant : on le relit au moment de planifier, de saisir, de facturer et d'analyser.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais construire un budget exploitable.
- Je sais passer du budget au plan de charge puis à la facture.
- Je sais analyser les écarts entre prévision, réalisé et facturé.
Approfondissement métier
Budget de facturation
Il permet de planifier les honoraires attendus, les acomptes, échéances et factures récurrentes.
Budget de temps
Il permet de piloter la charge par collaborateur, tâche, affaire et période.
Rapports
Les rapports donnent la lecture consolidée : marge, boni/mali, reste à faire, charge consommée et facturation prévue.