Personnaliser les données, listes et e-mailings
Objectif. Créer des informations propres à votre organisation, les renseigner au bon endroit, puis les exploiter dans des listes, rapports et envois ciblés sans tenir un fichier parallèle.
Comprendre le principe
Une caractéristique paramétrable est une donnée métier qui n’existe pas dans le socle standard de Tempolia : segment commercial, taille, spécialité, risque, canal de contact ou toute autre information utile à votre organisation.
La création du champ, sa saisie dans les fiches et son exploitation sont trois étapes distinctes. Un champ bien nommé mais rarement renseigné ne donnera jamais un filtre fiable.
Ce que vous saurez faire
- Choisir l’objet qui doit porter une nouvelle information.
- Créer une caractéristique avec un libellé compréhensible et des valeurs homogènes.
- Vérifier sa présence dans les fiches concernées.
- Construire une liste ou un rapport avec les bonnes colonnes et les bons filtres.
- Préparer un envoi ciblé et relire ses destinataires avant envoi.
Parcours dans Tempolia
Commencez par le besoin métier, testez le champ sur quelques fiches, puis seulement après utilisez-le comme critère de sélection.
1Définir le champ utile
Chemin : Configuration > Caractéristiques paramétrables, puis Configuration > Options générales.
Choisissez d’abord le bon niveau : client pour une information commune au portefeuille, affaire pour une donnée de dossier, collaborateur pour une compétence ou une organisation interne, correspondant pour un contact.
Donnez un titre stable et prévoyez des valeurs simples. Pour un filtre, une liste fermée comme « TPE / PME / ETI » est plus fiable que des formulations libres différentes.
2Renseigner les fiches au bon niveau
Chemin : Clients / Affaires > Clients, Clients / Affaires > Affaires et Collaborateurs > Collaborateurs.
Testez le champ sur un petit échantillon représentatif. Vérifiez son libellé, son emplacement et la manière dont les utilisateurs doivent le compléter.
Ne dupliquez pas une donnée déjà présente dans Tempolia. Une seconde notion de secteur ou de responsable finit par produire deux vérités incompatibles.
3Construire une liste contrôlable
Chemin : Outils > Rapports / Editions et Outils > Exports.
Sélectionnez l’objet source, les colonnes réellement nécessaires et un filtre lisible. Lancez d’abord un aperçu court : vous devez pouvoir expliquer pourquoi chaque ligne est incluse.
Un export Excel est une sortie de travail, pas une nouvelle base de référence. Corrigez les informations dans Tempolia, puis régénérez la liste.
4Préparer un e-mailing ciblé
Chemin : depuis la sélection clients, action d’envoi d’e-mail, puis Configuration > Options générales, onglet E-mails.
Relisez le nombre de destinataires et les critères de sélection avant de rédiger. Utilisez un modèle seulement s’il correspond au contexte, puis contrôlez l’objet, l’expéditeur, les pièces jointes et les adresses.
Faites un premier essai sur une liste interne. Une caractéristique vide ou une adresse absente doit être corrigée dans la fiche source, pas contournée dans un fichier local.
5Passer du filtre à une campagne maîtrisée
Une campagne fiable suit toujours la même séquence :
- Ouvrir la liste source : clients, affaires, collaborateurs ou correspondants.
- Appliquer un filtre sur des valeurs effectivement renseignées.
- Lire la règle de filtre affichée et contrôler quelques fiches incluses et exclues.
- Noter le nombre de lignes obtenu avant de tout sélectionner.
- Utiliser l’action d’envoi d’e-mail de la liste ; la sélection est alors transmise au formulaire de message.
- Choisir un modèle ou rédiger l’objet et le corps du message.
- Passer par l’étape de validation : à ce stade, aucun e-mail ne doit encore avoir été envoyé.
- Relire les destinataires, personnaliser si nécessaire, puis seulement lancer l’envoi final.
La croix de suppression d’un filtre retire le critère correspondant. Après chaque modification de filtre, contrôlez à nouveau le total : une ancienne règle conservée en session peut expliquer une population plus petite que prévu.
Pour informer uniquement les clients « PME » suivis par le groupe « Social », filtrez d’abord la caractéristique « Segment = PME », puis le groupe responsable. Ouvrez deux fiches retenues et une fiche exclue, contrôlez les adresses, puis faites un essai vers une adresse interne avant la campagne réelle.
Concevoir une caractéristique qui restera exploitable
Choisir le bon type d’information
- Client : information stable commune à tous ses dossiers : segment, effectif, canal, régime.
- Affaire : information propre à une mission : niveau de risque, type de prestation, jalon, outil source.
- Collaborateur : compétence, habilitation, équipe, zone ou préférence d’organisation.
- Correspondant : fonction du contact, périmètre ou consentement de communication.
Normaliser les valeurs
Définissez avant la saisie la casse, les abréviations et la liste de valeurs admises. « 10 à 49 », « 10-49 » et « PME 10/49 » seraient trois valeurs différentes dans un filtre. Documentez aussi la valeur à utiliser quand l’information est inconnue ; ne mélangez pas « Non », « Vide » et « Non renseigné ».
Faire évoluer sans perdre le sens
Avant de renommer ou remplacer un champ, mesurez combien de fiches l’utilisent, quels rapports le filtrent et quelles campagnes en dépendent. Une évolution de vocabulaire doit prévoir la reprise des valeurs existantes, la communication aux utilisateurs et un contrôle après migration.
Paramétrage technique des e-mails et test de réception
Les e-mails sont préparés par Tempolia puis soumis au serveur de messagerie configuré. Les informations habituelles sont : nom d’expéditeur, adresse d’envoi, serveur SMTP, login, mode d’authentification, port et sécurité TLS/SSL.
- Port 587 : généralement associé à TLS ; c’est le choix courant.
- Port 465 : généralement associé à SSL.
- Port 25 : non sécurisé dans de nombreux usages et à éviter sauf contrainte maîtrisée.
- Gmail ou Microsoft 365 : selon la politique du compte, un mot de passe d’application ou OAuth2 peut être nécessaire ; le compte doit dans tous les cas être autorisé à émettre via SMTP.
- Plusieurs sociétés : un compte commun peut suffire, ou une configuration peut être déclinée par société.
Testez d’abord depuis Collaborateurs > Envoi d’e-mail à un collaborateur, vers votre propre adresse. Contrôlez la réception, l’expéditeur, les réponses, les liens et les pièces jointes. En cas d’échec, conservez le message d’erreur renvoyé par le serveur : il indique souvent précisément l’authentification, le port ou l’autorisation à corriger.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Le champ est porté par le bon objet.
- Son libellé et ses valeurs sont compris par les utilisateurs.
- Les fiches vides sont identifiées.
- Le filtre produit la population attendue.
- Le nombre de destinataires et l’expéditeur sont relus avant envoi.
Mise en pratique
Créez une caractéristique de test sur les clients, renseignez trois fiches avec deux valeurs différentes, construisez une liste filtrée et préparez un message sans l’envoyer. Vérifiez que les trois étapes donnent exactement la même population.
Erreurs à éviter
- Créer un champ sans responsable de mise à jour.
- Utiliser du texte libre quand une liste stable est attendue.
- Dupliquer une information standard.
- Envoyer un e-mail à partir d’une sélection non relue.
- Corriger uniquement l’export au lieu de la fiche source.
Le saviez-vous ?
Une bonne caractéristique est courte à saisir, simple à filtrer et assez stable pour rester compréhensible plusieurs années.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais créer une donnée métier au bon niveau.
- Je sais la transformer en liste contrôlable.
- Je sais sécuriser la population d’un e-mailing.