Facturer les temps passés et les frais réels
Objectif. Sélectionner des temps et frais réellement facturables, les valoriser avec les bons taux et produire une facture dont le détail reste explicable.
Comprendre le principe
La facture en régie part des réalisations. Tempolia doit savoir quelles lignes sont facturables, quel code vente utiliser, à quel prix les valoriser et comment présenter leur détail.
La ligne source et le détail imprimé répondent à deux besoins différents : la première conserve le réalisé, le second rend la facture lisible. Une correction de présentation ne doit pas falsifier le temps réellement saisi.
Ce que vous saurez faire
- Paramétrer les codes ventes et tâches de refacturation.
- Comprendre la priorité des taux de vente.
- Identifier les lignes encore à facturer.
- Préparer puis recalculer une facture après correction de sélection.
- Contrôler les lignes marquées facturées après émission.
1Stabiliser codes et taux
Chemin : Configuration > Codes ventes, Configuration > Tâches facturables et Configuration > Prix de vente par collaborateur et affaire.
Le code vente porte le libellé commercial, le compte et la TVA. La tâche qualifie le travail. Le prix peut venir du collaborateur, de l’affaire ou d’un historique selon le paramétrage de la base.
Testez un couple client/affaire connu avant toute préparation en série.
2Contrôler les réalisations proposées
Chemin : Temps > Détail des temps et Frais > Détail des frais.
Filtrez le client, l’affaire et la période. Vérifiez la tâche, le libellé, la durée ou quantité, le statut de facturation et la valeur proposée.
Un temps déjà facturé ne doit pas être repris. Un temps non facturable ne doit pas devenir facturable uniquement pour équilibrer un montant. Pour les frais, contrôlez justificatif, nature, TVA et règle de refacturation.
3Préparer et recalculer le projet
Chemin : Facturation > Préparation de factures, puis Facturation > Factures à valider.
Choisissez la préparation d’après les réalisations et limitez le périmètre. Dans le projet, relisez les temps et frais retenus avant de modifier la présentation.
Si une ligne source est erronée, corrigez-la puis recalculez. Si seul le niveau de détail client doit changer, adaptez la présentation sans altérer le réalisé.
4Choisir un détail lisible et émettre
Chemin : Facturation > Modèles de facture, puis Facturation > Factures.
Le détail peut être regroupé ou présenté en annexe selon le modèle et les options de préparation. Vérifiez qu’un lecteur extérieur comprend la période, la prestation et le calcul.
Après émission, contrôlez que les lignes sources concernées sont identifiées comme facturées et que les autres restent disponibles pour un prochain cycle.
5Rapprocher facture et réalisations
Chemin : Outils > Rapports / Editions.
Produisez un rapport limité à l’affaire et à la période. Le total des lignes facturées doit être explicable par le projet émis ; les lignes restantes constituent le prochain périmètre potentiel.
6Comprendre exactement pourquoi une ligne remonte
Pour être proposée dans la facturation au réel, une ligne de temps doit répondre aux critères configurés dans la préparation. Le cas courant est une ligne :
- marquée Exceptionnelle ou « à refacturer » selon les libellés de la base ;
- non marquée Facturée ;
- non marquée Ne pas facturer ;
- datée au plus tard à la date de préparation choisie ;
- rattachée à un client, une affaire et une tâche facturable cohérents ;
- incluse par l’option Avec de la source correspondante.
Le déclenchement « Dans tous les cas » reprend ces lignes indépendamment d’un forfait. Le déclenchement « Si budget de facturation » attend qu’un budget du même dossier soit également facturé. Cette seconde option évite de produire une petite facture de temps seule alors qu’elle doit accompagner l’échéance forfaitaire.
Contrôlez successivement la date, le statut Exceptionnel, les indicateurs Facturé / Ne pas facturer, le client et l’affaire, la tâche, puis les options de préparation. Cet ordre permet de trouver la cause sans modifier au hasard plusieurs champs.
Comprendre les trois niveaux de valorisation
La réalisation
La ligne de temps conserve la date, le collaborateur, la tâche, le libellé, la durée et les indicateurs de facturation. La ligne de frais conserve en plus sa nature, son justificatif, son prix, sa TVA et sa règle de refacturation.
La valeur commerciale
Le temps est valorisé par les taux applicables selon la configuration : prix du collaborateur, historique de taux, prix propre au couple collaborateur/affaire ou règle liée à la tâche. Lorsque plusieurs mécanismes existent, vérifiez celui activé dans Options générales et la date d’effet du taux.
La ligne de facture
Tempolia agrège généralement les réalisations vers des codes ventes de refacturation définis pour l’affaire : un pour les temps au temps passé, un pour les temps à la quantité et un pour les frais. Une correspondance plus fine tâche facturable → code vente peut être configurée lorsque les prestations doivent être séparées.
Cette séparation est volontaire : vingt lignes de temps peuvent produire une seule ligne commerciale, accompagnée d’un détail ou d’une annexe. Le total doit être rapprochable, sans imposer que la structure de facture copie ligne à ligne la saisie interne.
Frais, débours et TVA : ne pas les confondre
- Frais engagés : leur valeur de refacturation peut différer du coût interne selon le code frais et le coefficient appliqué.
- Justificatif : il explique le coût ; selon la configuration, il peut être joint ou conservé séparément.
- TVA de refacturation : elle vient du code vente appliqué à la ligne de facture et doit être cohérente avec la nature de la prestation.
- Débours au sens strict : ils sont traités séparément lorsqu’ils sont identifiés par les codes prévus ; dans certaines bases, des codes frais commençant par « DEB » sont orientés vers un code vente de débours à TVA 0 %.
Ne recopiez pas automatiquement la TVA du justificatif fournisseur sur la ligne client. La récupération de TVA côté cabinet et la TVA de la refacturation sont deux questions différentes.
Modifier la sélection et la présentation sans déformer le réalisé
Dans la préparation une à une, utilisez l’onglet ou la zone Temps/Frais pour inclure ou exclure les réalisations, puis relancez le calcul. Utilisez le projet de facture ou le détail en grille pour choisir les colonnes, les titres, l’ordre et les regroupements visibles par le client.
- Une erreur de date, tâche, durée ou quantité se corrige sur la réalisation source.
- Un choix de regroupement ou de libellé commercial se corrige dans le projet ou le modèle.
- Une erreur de taux récurrente se corrige dans le référentiel de prix, puis la facture est recalculée.
- Une ligne exclue reste à facturer ultérieurement tant qu’elle n’est pas marquée Facturée ou Ne pas facturer.
Après émission, les réalisations reprises sont marquées facturées. Le rapport par affaire peut alors sous-totaliser par facture et montrer à la suite les temps ou frais restant à facturer.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Le périmètre client, affaire et période est explicite.
- Les lignes déjà facturées ou non facturables sont exclues.
- Les taux et codes ventes sont justifiés.
- Le total du projet correspond aux lignes retenues.
- Le détail imprimé reste compréhensible sans modifier le réalisé.
Mise en pratique
Choisissez une affaire avec temps et frais. Isolez cinq lignes, expliquez la valeur de chacune, préparez une facture sans l’émettre, retirez une ligne puis recalculez. Vérifiez le nouveau total et la lisibilité du détail.
Erreurs à éviter
- Facturer une ligne déjà émise.
- Modifier le temps réel pour obtenir un montant commercial.
- Oublier la TVA propre aux frais refacturés.
- Utiliser un taux sans savoir quelle règle l’a fourni.
Le saviez-vous ?
Quand le total surprend, contrôlez dans cet ordre : sélection des lignes, durée ou quantité, taux, code vente, puis TVA.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais sélectionner les réalisations facturables.
- Je sais expliquer leur valorisation.
- Je sais conserver la différence entre réalisé et présentation client.