Facturer une production à la quantité et importer depuis Silae
Objectif. Mesurer une production en unités, lui appliquer un prix par tâche et par affaire, puis facturer uniquement les quantités contrôlées.
Comprendre le principe
Une ligne à la quantité mesure une production : nombre de bulletins, déclarations, unités ou dossiers traités. Le temps peut être saisi en complément pour analyser le temps moyen, mais le montant facturé dépend de la quantité et de son prix.
La tâche doit être configurée pour la quantité. Le prix peut être standard ou propre à une affaire. L’import Silae alimente la production ; il ne dispense pas du contrôle des correspondances.
Ce que vous saurez faire
- Configurer une tâche facturable à la quantité.
- Définir un prix spécifique par affaire.
- Saisir ou importer une production.
- Contrôler les correspondances et doublons d’import.
- Préparer une facture mixant si nécessaire forfait et quantités.
1Configurer tâches et prix
Chemin : Configuration > Tâches facturables et Configuration > Prix de vente des tâches à la quantité.
Activez la logique de quantité sur les tâches concernées et donnez-leur un libellé sans ambiguïté. Renseignez ensuite le prix applicable à l’affaire lorsqu’il diffère du tarif standard.
Exemple : tâche « BULLETIN », quantité 25, prix unitaire 22 € : la base de facturation est 550 €.
2Importer ou saisir la production
Chemin : Outils > Import Silae ou Temps > Saisie d’un temps.
Avant l’import, contrôlez la période, les correspondances client/affaire/tâche et les lignes déjà intégrées. Après import, ouvrez le détail des temps pour vérifier les quantités obtenues.
En saisie manuelle, renseignez le bon client, l’affaire, la tâche et la quantité. Ajoutez un temps si vous souhaitez suivre la productivité, sans confondre durée et unité facturée.
3Relier la production au code vente
Chemin : Configuration > Codes ventes.
Le code vente donne à la production son libellé de facture, son compte comptable et sa TVA. Vérifiez la correspondance entre tâches et code vente au niveau prévu par votre base ou votre affaire.
4Préparer, valider et émettre
Chemin : Facturation > Préparation de factures, Facturation > Factures à valider, puis Facturation > Factures.
Sélectionnez la facturation sur la base des quantités. Contrôlez les lignes retenues, les prix unitaires et les regroupements. Une facture peut mélanger forfait et quantité à condition que chaque partie reste lisible.
Après émission, seules les quantités effectivement reprises doivent être marquées facturées ; les autres doivent rester disponibles.
5Analyser quantité, temps moyen et reste à facturer
Chemin : Outils > Rapports / Editions.
Comparez quantité produite, quantité facturée, chiffre d’affaires et temps passé. Le ratio temps / quantité permet de suivre la productivité sans modifier le mode de facturation.
6Vérifier les conditions de reprise à la quantité
La quantité ne suffit pas à elle seule. Une ligne est proposée lorsque :
- la tâche est marquée Facturable à la quantité — indicateur FQ dans les anciens supports ;
- la quantité est renseignée et cohérente avec l’unité attendue ;
- la ligne est Exceptionnelle ou éligible à la refacturation selon la configuration ;
- elle n’est ni Facturée ni marquée Ne pas facturer ;
- sa date est antérieure ou égale à la date de préparation ;
- le client, l’affaire, le code vente et le prix à la quantité sont disponibles.
La colonne Quantité peut être masquée par les droits du collaborateur. Si elle n’apparaît pas dans la saisie alors que la tâche est correcte, vérifiez Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs avant de conclure à une anomalie de la tâche.
Choisir le bon prix unitaire
Le prix par défaut peut être porté par la tâche. Un prix propre à une affaire, saisi dans Prix de vente à la tâche par affaire, permet de gérer une lettre de mission ou un tarif négocié spécifique.
- Quantité : 40 bulletins.
- Prix standard de la tâche : 24 €.
- Prix négocié sur l’affaire : 22 €.
- Montant attendu si le prix affaire s’applique : 40 × 22 € = 880 € HT.
Si le montant préparé est 960 €, ne corrigez pas seulement la facture à 880 € : vérifiez pourquoi le prix propre à l’affaire n’a pas été trouvé — mauvais code affaire, période, tâche ou ligne de tarif absente — puis recalculez.
Importer un fichier CSV en deux temps
Pour un import Excel/CSV générique de temps passés, préparez un fichier stable puis associez les colonnes du fichier aux champs Tempolia. Les informations minimales sont généralement : client, affaire, collaborateur, date, code tâche et quantité.
- Enregistrez le fichier Excel en CSV ou texte avec un séparateur constant.
- Choisissez le type d’import « temps passés ».
- Glissez chaque colonne source vers le champ Tempolia correspondant.
- Sauvegardez la configuration de correspondance si le fichier reviendra régulièrement.
- Lancez d’abord la vérification des anomalies.
- Corrigez codes inconnus, affaires fermées, dates ou quantités invalides.
- Exécutez l’import seulement quand le compte rendu est compris.
- Contrôlez ensuite le détail des temps sur la période importée.
La sauvegarde du mapping évite de refaire le glisser-déposer, mais elle ne valide pas le contenu d’un nouveau fichier. La phase de contrôle reste nécessaire à chaque import.
Importer la production Silae de façon contrôlée
L’intégration Silae récupère une production telle que bulletins, entrées ou sorties, puis la rapproche des tâches et tarifs Tempolia. Elle suppose un accès API Silae configuré pour l’offre concernée.
- Correspondance automatique : le code client Tempolia est identique au code dossier Silae.
- Correspondance explicite : le champ « Code SILAE » de la fiche client contient le code dossier externe. Ce champ peut être alimenté manuellement ou par import de deux colonnes.
- Période : indiquez la plage de dates à récupérer et contrôlez qu’elle n’a pas déjà été intégrée.
- Collaborateur de rattachement : choisissez le collaborateur technique ou fonctionnel auquel les lignes créées seront rattachées selon votre organisation.
- Tâches : vérifiez que chaque nature de production Silae correspond à une tâche Tempolia facturable à la quantité.
Après récupération, rapprochez le nombre d’unités Silae, le nombre de lignes créées et les éventuels dossiers sans correspondance. Une importation réussie techniquement peut rester incomplète fonctionnellement si certains clients n’ont pas été reconnus.
Présenter une facture détaillée, regroupée ou mixte
Le détail en grille permet de présenter les quantités par ligne, par tâche, par collaborateur ou selon les regroupements configurés, sans modifier les quantités sources. La facture peut également combiner :
- une partie forfaitaire issue d’un budget de facturation ;
- des unités produites au prix à la quantité ;
- éventuellement des frais ou du temps au réel.
Après émission, les quantités reprises sont marquées Facturées ; les lignes exclues restent disponibles pour la prochaine facture. Dans le détail des réalisations par affaire, un sous-total par facture permet de relier la pièce émise aux lignes de production et d’identifier le reste à facturer.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- La tâche est bien facturable à la quantité.
- Le prix utilisé correspond à l’affaire.
- L’import ne duplique pas une période déjà intégrée.
- La quantité facturée correspond à la sélection.
- Les unités non facturées restent disponibles.
Mise en pratique
Créez un cas test de 12 unités à 25 €, avec 3 heures de temps associé. Vérifiez un montant de 300 €, un temps moyen de 15 minutes par unité et la présence des 12 unités dans le projet de facture.
Erreurs à éviter
- Utiliser une tâche non configurée pour la quantité.
- Confondre quantité et durée.
- Réimporter une période sans contrôle des doublons.
- Modifier le prix dans la facture sans corriger la règle source.
Le saviez-vous ?
Saisir le temps en plus de la quantité ne change pas le prix à la quantité ; cela enrichit l’analyse de productivité.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais mesurer une production en unités.
- Je sais contrôler son import et son prix.
- Je sais facturer uniquement les quantités validées.