Exporter en comptabilité et contrôler les écritures
Objectif. Exporter factures, règlements, frais et mouvements en comptabilité en contrôlant les écritures, le périmètre, les comptes, la TVA et les preuves de traçabilité.
Comprendre le principe
L'export comptable est la conséquence des données métier : factures, règlements, frais, mouvements, codes ventes, TVA, sociétés et clients.
On ne corrige pas un export en bout de chaîne sans vérifier la donnée qui a produit l'écriture.
Ce que vous saurez faire
- Choisir le bon export comptable.
- Contrôler factures, règlements, frais et mouvements avant transmission.
- Vérifier comptes, TVA, journaux et périodes.
- Conserver une traçabilité compatible avec les contrôles.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Exporter ventes et règlements
Chemin : Outils > Export des factures en comptabilité et Outils > Export des règlements en compta..
Commencez par distinguer les écritures de ventes et les écritures de règlements.
Ces deux exports se répondent, mais ils ne prouvent pas la même chose : l'un porte la facture, l'autre l'encaissement.
2Exporter frais et mouvements clients
Chemin : Outils > Export des frais en comptabilité et Outils > Export des mouvements en compta..
Les frais et mouvements clients ont leur propre périmètre, leurs comptes et leurs contrôles.
Traitez chaque famille séparément pour éviter de mélanger une dépense, un paiement et une écriture de compte client.
3Contrôler les pièces sources
Chemin : Facturation > Factures, Facturation > Règlements et Facturation > Mouvements clients.
Avant export, relisez les pièces sources : factures émises, règlements, mouvements de lettrage et soldes.
Un export comptable doit refléter des pièces contrôlées, pas seulement visibles.
4Vérifier sociétés, comptes et TVA
Chemin : Configuration > Sociétés, Configuration > Codes ventes, Configuration > Codes et taux TVA et Clients / Affaires > Clients.
Les comptes et TVA viennent des sociétés, clients, codes ventes et codes TVA.
Une écriture incorrecte révèle souvent un référentiel incomplet.
5Contrôler modèles, budgets et validation
Chemin : Facturation > Modèles de facture, Facturation > Budgets de facturation par mois et Facturation > Factures à valider.
Le modèle et les budgets influencent la préparation, mais seules les factures validées doivent rejoindre les exports de ventes.
Vérifiez ce qui est encore à valider avant de conclure qu'une facture manque à l'export.
6Suivre les flux externes
Chemin : Outils > Historique PA / eReporting.
Les flux PA/eReporting et les règlements transmis peuvent expliquer des écarts de statut ou de période.
Reliez les exports comptables à l'historique externe quand le dossier le nécessite.
7Rapprocher avec rapports et TCD
Chemin : Outils > Rapports / Editions et Outils > Tableaux croisés dynamiques.
Les rapports et tableaux croisés servent à rapprocher les totaux exportés avec les sources.
Choisissez les mêmes périodes, sociétés et filtres avant de comparer les montants.
8Documenter le périmètre exporté
Chemin : Clients / Affaires > Clients, Clients / Affaires > Affaires et Outils > Historique d'actions effectuées.
Quand la conformité l'exige, gardez la preuve du périmètre : clients, affaires, période, filtres et fichiers produits.
La preuve NF525 n'est pas une capture isolée ; elle doit se rattacher au périmètre exporté et au contrôle réalisé.
Paramétrer puis exécuter un export comptable fiable
- Choisissez le logiciel destinataire. Tempolia propose de nombreux formats comptables ; retenez celui attendu par le dossier comptable et ne modifiez pas manuellement la structure du fichier après génération.
- Paramétrez les journaux et libellés. Définissez journal de ventes, journal de banque ou de frais, règles de centralisation, libellés, auxiliaires et options propres au format. Enregistrez ce paramétrage avant la première période réelle.
- Complétez les comptes sources. Contrôlez comptes clients, banques, TVA et codes ventes. Pour les frais, vérifiez aussi les comptes des collaborateurs ou correspondants concernés et les comptes associés aux codes frais.
- Séparez les flux. Lancez ventes, règlements, frais et mouvements clients avec leurs écrans respectifs. Pour chaque export, fixez société, période, journal et statut de transfert ; ne mélangez pas plusieurs familles pour obtenir un seul fichier plus commode.
- Contrôlez avant téléchargement. Comparez nombre de pièces, bases HT, TVA, TTC et total des règlements avec le journal ou le rapport source. Si un compte manque, corrigez le référentiel Tempolia puis régénérez.
- Téléchargez le fichier. Sur le web, le résultat est un téléchargement du navigateur ; les chemins de dossier et boutons de sauvegarde décrits dans l’ancienne version Windows ne s’appliquent plus.
- Intégrez et archivez la preuve. Conservez fichier, période, société, format, total et résultat d’intégration. En cas de rejet, notez la ligne et le motif avant correction.
- Maîtrisez la réexportation. Vérifiez si les écritures ont déjà été importées et si Tempolia les considère transférées. Ne relancez jamais une période entière sans stratégie de doublons validée avec la comptabilité.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Contrôler période, société, journal et format.
- Comparer le total exporté au journal ou au rapport source.
- Vérifier comptes et TVA avant de corriger un export.
- Ne pas réexporter sans savoir si l'écriture a déjà été intégrée.
Mise en pratique
Préparez un export factures et un export règlements sur la même période. Comparez les totaux avec le journal des ventes, les règlements et un rapport.
Erreurs à éviter
- Exporter des factures à valider.
- Corriger un fichier exporté sans corriger le code source.
- Changer un compte de code vente sans vérifier l'historique.
- Réexporter une période déjà importée en comptabilité sans contrôle.
Le saviez-vous ?
Un export réussi est silencieux parce que le contrôle a été fait avant : période, société, pièces, comptes, TVA, format.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais choisir et contrôler un export comptable.
- Je sais remonter aux référentiels qui produisent les écritures.
- Je sais utiliser rapports et historiques pour prouver le périmètre exporté.
Approfondissement métier
Ventes
Les exports de ventes reposent sur les factures validées et les codes ventes.
Règlements
Les exports de règlements reposent sur les paiements, banques, dates et lettrages.
Frais et mouvements
Les frais et mouvements doivent rester liés aux collaborateurs, clients, affaires et comptes concernés.